10 TÜYO İLE DOĞRU DELEGASYON NASIL YAPILIR?4 min read

İşinizde iyi iseniz insanlar sizden daha fazlasını ister. Sonuçta yükünüz ve gerginliğiniz artar, yetişemeyince de mutluluğunuz artmaz. Diğer yandan bu durumun iyi yanı da var. Eğer bu sınırları kaldırabilirseniz büyük bir başarıya ulaşabilirsiniz.

Sınırları kaldırabilme, probleminin çözümü delege etmeyi öğrenmek ile başlar, sizden istenenleri başarı için organize edilmiş bir ekibe devredebilmeyi tamamlamadan sizin de işinizde çok ilerlemeniz mümkün olmayacaktır.

Doğru delegasyon;

Zaman kazandırır,

Çalışanların yetkinliklerini artırır,

Yöneticinin kendisinden sonra gelecek kişilerin yetiştirilmesini sağlar,

Çalışanları cesaretlendirerek motive eder.

Yanlış delegasyon, hayal kırıklığına sebep olur, çalışanların aklını karıştırır, demotive eder ve görevin yerine getirilmemiş olması ile sonuçlanabilir. Bu sebeplerden dolayı, delegasyon yönetiminin önemsenmesi gereklidir.

1-Yöneticiliğin gerektirdiği en önemli iş delegasyondur diyebiliriz, hatta yönetici olmak aslında delegasyondan başlar. İyi bir yönetici kendisinin asıl işi olan takip, kontrol, denetim ve sistem / iş geliştirme alanlarına ve firmanın kendisinden asıl beklediklerine konsantre olabilmek için astlarına mümkün olan tüm işlerini devredebilmeyi, bunun için astlarını yetiştirmeyi, eğitmeyi ve yönlendirmeyi bilmelidir.

2-Delegasyon yapmayan yöneticilerden olmayın.

Delegasyonu yapamayan yönetici, astına güvenmediğinden, astının yeterince tecrübeli olmamasından, işin çok önemli olduğunu düşünmesinden dolayı yapamıyor olabilir. Delegasyonu sevmeyen / istemeyen yönetici ise kendisini değerli hissetmek, iş yapıyor havasını vermek, astının kendisini ilerde unvan olarak tehdit etmesini engellemek yani bir noktada astını yetiştirmeyerek kendi koltuğunu garantiye almak gibi nedenlerden dolayı istemiyor olabilir. Aslında delegasyonu reddeden yönetici kendisine ast bağlanmış bir uzmandan ibarettir.

3-İşi delege ederken danışabileceğini astınıza iletin.

İşi devrederken her zaman o iş ile ilgili kendisine danışabileceğini mutlaka astına iletmeli ve süreç içerisinde belli bir tecrübe kazanana kadar astını takip etmeli ve denetlemelidir. Körü körüne delege edilmiş bir iş birçok hataya neden olabilir. Bir yönetici kendi işlerini planlarken ve uygularken sürekli olarak “Bu işi uygun yönlendirme ile astlarım yapabilir mi?” sorusunu sormalıdır. İş listesinde hangi işi kendisi, hangi işi astlarının yapacağını belirlemelidir.

4-İşin sorumluluğu hep yöneticidedir.

Delege edilen iş, iş listesinden çıkarılmamalı ve sorumluluğun “bütünsel sorumluluk” ilkesi dahilinde hala yöneticide olduğu esası unutulmamalıdır. Gerektiğinde sorumluluk bilinci ile sürece müdahale ederek sonucun istenen / talep edilen sonuç ile uygunluğu etkin bir şekilde sağlanmalıdır. Söz konusu işe özel olarak eğer sonuca ulaşmak için zamanımız var ise veya hata kaldırabilecek bir süreç ise çalışanı süreç içerisinde serbest bırakmak, gerek çalışanın süreci geliştirme önerilerini daha rahat getirmesini gerekse de daha hızlı öğrenmesini sağlayabilir.

5-Yetkiyi de devredin.

Kişilerin sorumlulukları artarken sahip oldukları yetkilerin artmaması motivasyonlarının düşmesine sebep olabilir. Görevi delege ettiğiniz kişiye size her bir adımda danışmasına gerek kalmayacak şekilde gerekli olan yetkiyi de sorumluluklarla birlikte devredin. Ancak bu arada aktardığınız yetkinin sınırlarını net ve herhangi bir yanlış anlaşmaya izin vermeyecek bir şekilde belirlediğinizden emin olun.

6-Delegasyonu denetleyin.Bir görevi delege ederken, kontrol noktalarını (örneğin değerlendirme toplantısı vb…) da önceden belirleyin. Denetiminizin önceden belirlemiş olduğunuz sıklıkta gerçekleşmesine özen gösterin.  Önceden planladığınız süreçten daha sık bir değerlendirme yapmamaya veya gereğinden fazla kontrol etmemeye çalışın. Zorlu bazı kararları almakta sorumluluk üstlenmesini ve yetkileri dahilinde çeşitli konularda insiyatif alarak daha dinamik bir iş yönetimi yapabilmesini destekleyin. Aksi takdirde “ters delegasyon” dediğimiz durum oluşabilir ve belirli bir işi delege etmiş olduğunuz çalışanınız birkaç dakikada bir yanınıza gelerek bir sonraki adımda ne yapması gerektiğini sürekli olarak danışmak zorunda hisseder. Bu noktada delegasyon anlamını tamamen yitirmiş olacaktır…

Çalışanınızı, size sadece karşılaştığı sorunlarla değil, olası ve önceden çalışılmış çözüm önerileriyle gelmesi için teşvik edin.

7-Görevlerinizi tekrar gözden geçirin.

Belirli aralıklarla, üstlendiğiniz görevleri tekrar gözden geçirerek hangilerini delege edebileceğinizi tanımlayın. Bazı işlerin, bizzat yapmasanız bile, sağlıklı bir şekilde yürütülebileceği konusundaki farkındalığınızın artması ile daha etkin bir delegasyon yaparak  yönetmek konusundaki becerilerinizi geliştirebilirsiniz.

8-Delege etmenin gereği olan ön hazırlığı yapmaktan çekinmeyin.

Örneğin tasarımını yaptığınız bir ürünün broşürünü siz mi daha iyi ve hızlı hazırlarsınız yoksa şirketinizde çalışan başka birisi mi ?

İçini dışını bildiğiniz, rüyanızda bile gördüğünüz bir ürünü kim sizden daha iyi anlatabilir ki ! Üstelik bunu yapıyor olmaktan zevk de alıyor olabilirsiniz. Asıl soru sizin için eğlenceli olup olmayacağı değil, bunun zamanınızı kullanmanın en iyi yolu olup olmadığıdır.

9-Kime delege etmeniz gerektiğini iyi seçin.

Kim olduğunu seçerken 5 noktaya dikkat edilmeli :

– Tecrübe, yetenek ve işe yaklaşım

– Sizin ne kadar zaman ayırmak zorunda kalacağınız …

– Kişi ne kadar bağımsız çalışabiliyor

– İlgi alanı ve kendi geleceği için ne düşünüyor

– Mevcut iş yükü

Bir işi delege ettiğiniz zaman muhtemelen sizin yapacağınızdan daha uzun sürecektir, ilk başlangıçta bu normaldir. Sabırlı olmalısınız, öğrenme sürecine katlanmalısınız. Bunun karşılığını ileride kazanacağınız zaman ile alıyor olacaksınız.

10-İş yürütme şeklini sorabilirsiniz

delege edeceğiniz kişiye, nasıl bir yönetim tarzında kendini daha rahat hissettiğini sorabilirsiniz. Kimi sürekli işine müdahale edilmesinden hoşlanmazken, kimi ise her adımda onay alma ihtiyacı duyacağından müdahale olmadan ilerleyemez. Bu kısımda en başından anlaşılmasında yarar vardır.

Kaynak: http://www.profilinternational.com/

Söylemek istedikleriniz varsa lütfen yorum yapın. 

Bilgiyi paylaşmak için lütfen sosyal medya butonlarını kullanın.