Fuara Katılım Kılavuzu: Fuarlara Hazırlanırken Yapmanız Gereken 112 Hayati Hazırlık57 min read

Bu makalede yurtiçi ve yurtdışı fuarlara katılım sürecini anlatan bir fuar hazırlanma ve katılım kılavuzu okuyacaksınız.

Fuar nedir

1-Fuar nedir?

• Amerika Birleşik Devletleri’nde her yıl tahmini 13.000 ticari fuar düzenlenmektedir.
• Firmaların bütçelerinin 31,6% sı fuarlara ayrılıyor.
• Ticari fuarlar marka bilinirliğini %76 oranında artırmaktadır.
• Tüketicilerin %74’ünün bir ürünü bir fuarda gördükten sonra satın alma olasılığı daha yüksektir.

Binlerce fuar düzenleniyor, büyük bütçeler ayrılıyor, marka bilinirliğini çok arttırıyor ve tüketicilerde büyük etki bırakıyor.

Peki nedir bu kadar önemli olan bu fuarlarda?

Wikipedia açıklamasına göre;

Fuar, ticareti geliştirmek amacıyla belli bir süre için kurulan pazar. Alıcı ve satıcıların bir araya gelerek iş anlaşmaları yaptıkları bu pazarlar genellikle aynı yerlerde ve düzenli aralıklarla, her yıl aynı tarihte birkaç haftalığına kurulurlar. Bu sergiler tek bir iş koluna ya da belirli bir iş kolunun tek bir dalını konu alabileceği gibi her tür ürünü ve hizmeti de kapsayabilir.

Uluslararası ticarette büyük önemi olan fuarlar 21. yüzyılda daha da önemli hâle gelmiştir. Avrupa’da olsun Asya’da olsun dünyanın çeşitli yerlerinde her yıl düzenlenen bu pazarlar, binlerce satıcı ve alıcıyı bir araya getirerek büyük bir alışveriş potansiyeli yaratmaktadır.

2-Fuarlar, stand açan katılımcılara ne fayda sunar?

Şirketler genellikle dağınık bir coğrafyadadırlar ve hepsinin showroomu yoktur. Varsa da toptan bir ürün satın almak isterseniz tüm firmaları gezmelisiniz. Organize sanayide bile olsalar tüm sektör bir sanayide bulunmuyor. Çarşı gezer gibi büyük firmaları kısa sürede gezmeniz pek mümkün değil.

Bu noktada fuarlar inanılmaz fayda sağlıyor.

• Aynı sektörden firmalar tüm ürünlerini sergileyebilecekleri bir nevi dükkan-mağaza açıyor.
• Tüm ürünlerini sergileme şansı buluyor.
• Yeni firmalar kendini ve ürünlerini duyurmak için harika bir alan buluyor.
• Eski firmalar imaj tazeliyor.
• Yeni ürünler tanıtılıyor
• Farkedilmemiş ürünler tanıtılıyor
• Müşterilere eğitim veriliyor
• Sipariş alınıyor
• Müşterilerden doğrudan feedback alınıyor.
• Pazar araştırması yapılıyor
• Yüz yüze insani görüşmelerle güven tazeleniyor.
• Diğer ülkelerdeki gelişmeler takip ediliyor

3-Katılımcı firmaların beklentileri

Fuarların bir çok faydası var. Her firmanın da beklentisi farklı olabilir. Araştırmalarda bazı beklentiler öne çıkıyor.

Almanya’da yapılan bir ankete göre katılımcıların %83’ü öncelikli fuara katılım amaçlarını yeni müşteriler edinmek ve mevcut müşterilerle iyi ilişkiler geliştirmek olarak ifade etmiştir.

4-Ziyaretçilere göre fuar ne fayda sağlar?

Almanya’da fuar ziyaretçilerinin fuara katılım amaçlarına ilişkin olarak yapılmış bir çalışma çerçevesinde ziyaretçilerin fuar katılımlarında öncelikli amacın bilgi edinmek olduğu ifade edilmektedir.

5-Sadece küçük firmalar mı fuarlara katılmalı?

Şirketlerin büyüklüğü ne olursa olsun katılmalılar. Fuarlarda bilgi edinmek, satış yapmak ya da yeni ilişkiler kurmak adına pek çok fırsat sunar. Büyük firmalar fuarlarda sektörde varlığını hissettirmek, yeni bağlantılar yapmak veya sadece imaj için bile katılabilirler. Hata yeni ürünlerini tanıtmak için de stand kurabilirler. Google ve ebay hala fuarlarda stand kuruyorlar.

6-Fuar eski bir konsept

Fuar eski bir konsept. Nerdeyse 4.000 yıl öncesine kadar dayanıyor. Fuarcılık ile ilgili bazı veriler şöyle;

• Tabii ki zamanın en favori bölgelerinden mezapotamyada fuarlar oldukça aktifti.
• Orta çağda avrupada her yıl fuar konseptli ticari aktiviteler yapılırdı.
• Fransada 629 yılında yapılan Foire de Saint Denis fuarı bazı kaynaklarca dünya fuarcılık tarihinin başlangıcı kabul edilmiş.
• Modern dünyada 1851 de Londradaki fuara Osmanlı da katılmıştır.
• Türkiye’de ise 1923 te 1. İzmir iktisat kongresi ile başlangıç yapıldı.
• 1980 lerden sonra yurtdışı teşviklerinin artmasıyla çok sayıda firma ihracata da yönelmiştir.

7-Otellerde düzenlenen satış etkinlikleri nedir?

Çok reklamı yapılmasa da sektör içinde bilinen satış etkinliğidir. Oldukça hareketli olabilirler. Genelde iki çeşit olur;

• Üretici veya ithalatçının düzenlediği ve toptancıyı ve perakendeciyi çağırdığı
• Toptancıların düzenlediği ve perakendeciyi çağırdığı

Fuar genelde şöyle organize oluyor;

• bir üretici veya bir dağıtıcı şirket tarafından,
• bir otelin büyük bir salonunda,
• sektörün fuar döneminde,
• yaklaşık 4-7 gün süre ile düzenlenen,
• düzenleyici şirketin müşterilerini davet ettiği,
• ürünlerin masalarda veya stantlarda sergilendiği,
• sezonluk veya yıllık siparişlerin alındığı,
• yıllık bağlantıların gerçekleştiği,
• doğrudan satışların gerçekleştiği ticari etkinlikler.

İşleyiş genelde şu şekilde: Toptancılar bölge bölge perakendeci müşterilerini antalyadaki en az 5 yıldızlı otellerde tatile çağırıp bir yandan da sipariş verebilecekleri tüm marka sahiplerinin standının olduğu salonu oluşturuyorlar. Tatilde sipariş salonuna da uğramalarını, sipariş vermelerini istiyorlar ki bazılarının da belli meblağı şart koştuğunu dahi biliyoruz.

Otelde düzenlenen satış etkinliklerinin faydaları şu şekilde görülüyor;

8-Otellerde düzenlenen satış etkinliklerinde seyahat promosyonu sıklıkla kullanılır

Normal şartlarda önce sipariş alıp sonra seyahate yollamak marka tarafı için en doğal yoldur. İkisini aynı anda gerçekleştirmek cesur bir yol bana göre. Burdaki masraf riskini de toptancı üzerinden atıyor. Toptancılar marka sahiplerinden asıl masrafın büyük bölümünü belki daha fazlasını önceden alıyor. Yani otelde konaklama 100 Euro iken onlar 1.500 Euro veriyorlar ve gelen perakendeci müşterinin de konaklamasını karşılamış oluyor.

9-Otellerde düzenlenen Satış Etkinlikleri tam teşhir için büyük şanstır.

Satıcı satış noktası ziyaretlerinde tüm ürünleri yanında taşıyamaz. Ama toptancı fuarlarında kurulan standta hiçbir zaman tamamını yanında taşıyamayacağı tüm ürünleri eforsuz şekilde sergileyebilir.

10-Otellerde düzenlenen Satış Etkinlikleri masrafları müşteri ziyaret masrafıyla aşağı yukarı aynıdır. 

Sürekli  değişik bölgelerde perakendeci gezen satıcının yaptığı masraflarla aynı kapıya çıkar. Satıcı için de kolaydır bu, masraf yapıp müşterinin ayağına gideceğine aynı masrafa müşteri onun ayağına geliyor, daha güzeli var mı? Hem de 5 yıldızlı otelde konaklayarak.

Günboyu araç kullanma yok, bilmediğin yerde yemek  yemek yok, sıcak altında yolculuk yapmak yok, klimalı salonda sektör arkadaşlarıyla sohbet ederek, 5 yıldızlı otel konforunda konaklayarak tüm malı sergileyerek ve müşterinin ayağına gitmeden ayağına gelen müşteriye satış yapmak. 10 numara değilmi?

Fuar Seçme

11-Fuar katılım amacının belirlenmesi

Fuara çeşitli amaçlar için katılabilirsiniz.

• sipariş almak
• imajınızı korumak
• tanıtım yapmak
• belli bir bölgeye açılmak

Örneğin uluslararası bir firmanın uluslararası bir fuara katılıp “xxx ülkelerde distribütör arıyoruz” diye fuar standına yazı astığını biliyorum. Yani sadece o bölgeden gelecek müşteri adaylarıyla ilgileniyorlar.

12-Fuar çeşitleri

Fuar kurulurken sergilenecek ürünlere göre iki çeşit organize ediliyor;

• Genel fuarlar (tüm sektörlerin katıldığı)
• İhtisas fuarları (sektöre özgü)

Genel Fuar Nedir?

Her sektörden şirketlerinin stand açtıkları, belli bir ülkeye özgü olabilen (Türk ürünleri fuarı vb.) karışık sektörler fuarıdır. Türk ürünlerini görmeye gelen ticaret firmaları gelebilir. Temel ihtiyaç malzemeleri sektörleri bu genel fuarlarda çok iş yapabilir.

İhtisas Fuarı Nedir?

Belirli bir sektörde faal olan veya belirli bir sektöre hitap eden şirketlerinin stand açtıkları, ürünlerini hizmetlerini tanıttıkları anlattıkları, müşteri adayları ile tanışmaya çalıştıkları, sipariş almaya çalıştıkları fuarlar.

13-Katılım tipi (bireysel / kollektif)

Yurt dışında fuara katılmak için iki yöntem deneyebilirsiniz.

• Bireysel katılım
• Milli katılım

İki katılım türünün de faydaları ve zararları bulunuyor. İsminden de anlaşılacağı gibi bireysel katılımda tüm tanıtım kendinize aitken milli katılımda devletin de ek desteğini alıyorsunuz.

Milli katılımda bir alan tamamen Türkiye’den giden firmalara ait oluyor.  Bağlı olduğunuz derneğiniz size bilgi aktaracaktır.

Milli katılımın faydaları şöyle;

• Toplu alan alımında indirim alırsınız
• Toplu konaklamada indirim alırsınız
• Ürün toplu nakliyesinde indirim alırsınız
• Toplu iletişim yapılır

Dezavantajları ise;

• Firmalar kendi kimliğini kaybediyorlar
• Bağımsız hareket kabiliyetini kaybediyorlar
• Milli katılımların hazırlık aşaması uzun sürüyor

14-Fuar listeleri

Ticaret bakanlığı her yıl destek kapsamına alınan yurtdışı fuarların listesini yayınlıyor.

• Ticaret Bakanlığı desteklenen fuar listesi 2024

Listeyi siteisnden indirebiliyorsunuz. Sektöre göre filtreleyebiliyorsunuz.

Bunun dışında fuar takip sitesi de fuarların listesini veriyor.

• Fuar takip sitesi

Messe firmasının uzun fuar listesi de ihtiyacınızı karşılayabilir

• Messe fuar listesi

15-Fuar organizasyon firmasıyla iletişime geçilmeli

Fuarı organize eden firma (messe, namta vb) gibi büyük firmaların bazılarının Türkiye’de ofisleri olabilir. Bazıları ise sadece merkezden yani olduğu ülkeden katılım başvurusu alıyorlar. Türkiye’de ofisi olmayan fuar için yurtdışıyla iletişime geçmelisiniz. Bu durumda ingilizce bilen bir personele ihtiyacınız bulunur.

16-Ziyaretçi profilinin belirlenmesi

Çoğunlukla bir sektöre girdiğinizde o sektörün ihtisas fuarları bilinir. Ama siz sıfırdan başlıyorsanız belirlediğiniz fuarların ziyaretçi profillerini fuar firmasından isteyebilirsiniz. Ziyaretçi profili sizin aradığınız profil ise bu fuar sizin için etkili bir fuar olabilir. Fuar firmasından şunları isteyebilirsiniz;

• Fuara katılan firmaların profili ve sayısı
• Uluslar arası katılımcıların ve ziyaretçilerin sayısı

Bir araştırmaya göre; katılımcıların yarısından fazlası hedef kitlelerine en çok küçük fuarlarda ulaşabildiklerini söylüyor. Ticari fuarlar için daha büyük olmanın her zaman daha iyi olmadığı ortaya çıktı.

AIRC tarafından yapılan bir araştırmada katılımcıların üçte biri en fazla başarıyı ulusal fuarlarda elde ettiklerini söylerken, %53’ü en fazla başarıyı bölgesel fuarlarda elde ettiklerini belirtmiştir.

Genellikle daha büyük fuarlara katılıyor ve ideal potansiyel müşterilerinizi bulmakta zorlanıyorsanız, daha küçük fuarları düşünmek faydalı olabilir.

Fuar alanı belirleme

17-Fuar alanı için erken hareket edin

Bazı fuarların erken indirimleri vardır. Erkenden, nerdeyse 11 ay öncesinden anlaşma yapabilirsiniz. Alan seçmekte geç kalırsanız istediğiniz alanı almakta şansınızı yitirebilirsiniz. Erken harekete geçerseniz amacınıza uygun bir alan belirleyip kiralayabilirsiniz.

18-Stand alanı seçerken dikkate alacaklarınız

Stand alanının hangisini alacağınızı belirlemeniz için öncesinden birden çok unsuru dikkate almalısınız. Bunların hepsini beraber inceleyeceğiz.

Fuar alanı belirlerken şunlara bakmalısınız,

• Standın şekli (ada, köşe, L köşe, çift taraflı vb.) Amacınıza göre stand tasarımınız kabaca belli olmalı. Standın şekli de kendiliğinden belirecektir.
• Hall numarası (salon) Bazı salonlar bazı sektörlere ayrılıyor. Siz de orada olmak isteyebilirsiniz. (hammaddeciler, üretim makinecileri, sarf malzemeciler vb.)
• Salonda verimli yerleri (hall plan) (giriş, sağ taraf, kalabalığa yakın yerler vb.)

19-Hall seçerken firmaları inceleyin

Fuar alanı ve hall belirlerken kayıt yaptırmış firmaların listesine bakabilirsiniz. Daha çok sizin sektörünüze daha yakın firmalarla bir arada olmalısınız. Sizin bölüme sizin ürün grubunuzla ilgilenen kişiler gelecektir. Doğru salonda olmak gelen müşterilerin sizin standınızda daha fazla zaman geçirmesini sağlayabilir. Örneğin bir salonda bitmiş ürün sergileyenler toplaşmışken diğer salonda hammaddeciler toplanmış olabilir. Siz çalışma alanınıza göre doğru salonda olmanız müşteri sayınızı arttırabilir.

20-Fuar standı alan tipleri

Stand tasarımınız ve amacınız kabaca belliyse tasarıma göre alan kiralamanız en doğrusu. Örneğin her tarafı açık mı olmalı yoksa arkanızda duvar mı olmalı? Tasarımınız size seçeceğiniz stand tipini de gösterecektir.

5 ana stand şekli vardır. Bunların bazı avantaj ve dezavantajları vardır. Hepsine tek tek bakalım;

• 1 cepheli stand: 1 açık alanı vardır, 3 cephe duvar vardır. Duvara asacak çok şeyiniz varsa duvarlı stand işinizi görebilir. Düşük maliyetlidir.
• 2 cepheli düz stand: Tek cepheliye göre iki taraftan giriş çıkışı olan standtır.
• 2 cepheli köşe stand: Koridorda 4 yönden de gelen insanlara kolayca gözüken avantajlı bir standtır. Maliyeti biraz daha yüksektir.
• 3 cepheli stand: Adaların ucundaki tek duvarlı alandır. 3 koridordan gelenler de standınızı görebilirler.
• L stand: İki farklı ön cephesi vardır, koridorun sonunda olduğundan iki koridordan da görülebilir.
• 4 cepheli stand (ada): Her cephesi açık, tüm yürüyenlerin görebileceği bir standtır. Duvar olmadığından logonuzu duvara koyamazsınız. Tasarım duvarsız yapılmalıdır.

21-Standın salondaki yerini amacınıza göre seçin (yerleşim planı)

Fuar yerleşim planı, fuar firmasının hazırladığı, alan satıldıkça güncellenen yerleşim planıdır. Yerleşim planında bir çok detay bulunur. Örneğin;

• fuara giriş-çıkış kapıları
• dinlenme ve toplantı alanları
• konferans salonları
• kafe ve restoranlar

22-Salonda en verimli yerler

Stand yeri seçerken en verimli noktayı belirlemelisiniz. En etkili ve verimli noktayı belirlemek için şunları dikkate alabilirsiniz.

23-Giriş sizin dostunuz değildir

Fuarın hemen girişinde yer alan bir stant, fuarın her katılımcısı önünden geçeceği için size en fazla görüntülenmeyi sağlayabilir. Ancak bu durumda, standınızın önünden geçen katılımcıların sayısının artması, bir sohbet başlatma şansınızı artırmaz.

Çünkü;

Giriş, en fazla trafik akışının olduğu alandır. Ancak, kalabalık ve kaotik olmasıyla ünlüdür. Bu alandaki trafik akışı nedeniyle, katılımcılar ürün veya hizmetiniz hakkında daha fazla bilgi almak için standınızda durmayı rahatsız edici bulabilir. Kalabalık arkadan akarken ziyaretçi standınızda durmak istemeyebilir. Girişteki amaçları, etrafa göz atmaya başlamadan önce en kısa sürede daha sessiz bir yere gitmektir.

Trafiğin yoğun olduğu bir alan ile tamamen sıkışık bir alan arasında ince bir çizgi vardır.

24-Yine de girişe yakın olun

Giriş sizin dostunuz değildir, ancak girişe yakın bir yer çok daha iyi bir konumdur.

Katılımcılar fuar alanına girdikten sonra rahatlama şansı bulacak ve fuarı keşfetmeye başlamaya hazır olacaklardır.

Standınız girişe yakınsa, standınız görecekleri ilk yer olabilir ve bu onların dikkatini çekmek isteyeceğiniz zamandır çünkü katılımlarının enerjik olarak en yüksek olduğu zamandır.

Ayrıca çok uzakta olmak da istemezsiniz çünkü girişten ne kadar uzakta olursanız katılımcıların ilgisi o kadar az olacaktır. Fuarda ne kadar çok zaman geçirirlerse, o kadar az etkileşime geçeceklerdir.

25-Köşeler ve kesişim yerleri trafik alır

Bir başka harika stant yeri de kavşaklardır. Bunlar, katılımcıların dikkatini çekmek ve bir sohbet başlatmak için size birden fazla fırsat sunan çoklu trafik akışının olduğu alanlardır.

Sonuçlarınızı en üst düzeye çıkarmak için, açık stantlar burada çok iyi performans gösterecektir, çünkü katılımcıların bir darboğaza yol açabilecek tek bir girişe sahip olmak yerine standınızla birden fazla açıdan etkileşime girmesine izin verirler.

26-Sol veya sağ ülkeye göre değişiyor

Fuar salonunun sol tarafında mı yoksa sağ tarafında mı bir standınız olsun istiyorsunuz? Bu, bir stant yeri seçerken en çok göz ardı edilen faktörlerden biridir.

Araştırmalar, sürücünün solda olduğu ülkelerdeki fuar katılımcılarının fuar salonunun sağ tarafından başladığını göstermiştir.

Öte yandan, sürücülerin sağda olduğu ülkelerde soldan başlama olasılığı daha yüksektir. Avustralya’da örneğin en iyi seçenek soldan başlamaktır, Türkiye’de ise sağdan başlamak.

Sonuç olarak, standınızı onların başlama olasılığının daha yüksek olduğu bir alana yerleştirmek, fuardaki diğer stantlar karşısında size büyük bir rekabet avantajı sağlar. Unutmayın, fuar salonunun diğer ucunda olmak istemezsiniz çünkü fuarda ne kadar uzun süre kalırlarsa o kadar az etkileşimde olurlar.

27-Kafe ve dinlenme alanlarına yakın olun

Bir kafeye ve tuvaletlere yakın olmak da standınız için harika konumlardır çünkü bu alanların etrafında her zaman katılımcılar olacaktır.

Bu alanlar yalnızca çok fazla trafik sağlamakla kalmaz, aynı zamanda yüksek etkileşimli katılımcılarla birçok fırsat da sunar. Karnı aç olan katılımcılar en az katılım gösterirken, yeni “karnını doyurmuş” katılımcılar daha fazla katılım gösterir.

28-Seminer ve eğitimlere yakın olun

Birçok fuarda seminerler düzenlenir veya ilgili fuar alanındaki belirli bir tema üzerine okumalar yapılır. Bu toplantılar genellikle doğrudan fuar alanına bağlı bir konferans salonunda yapılır.

Birçok katılımcı böyle bir seminere katılmak istediği için bu fuarları ziyaret etmeyi planlar.

Bu konferans salonunun etrafındaki alan, trafik oluşturduğundan fuar standınız için ideal olabilir. Fuar standınızın potansiyel katılımcıları stant alanınıza çekeceğinden emin olabilirsiniz.

Fuara katılım bütçesi yapma

29-Fuar katılım bütçesi kalemleri

ABD li firmalar pazarlama bütçelerinin 30%undan fazlasını fuar harcamalarına ayırıyor. ABD’de 13.000 tane de fuar oluyor.

Fuarlar büyük bütçelerin ayrıldığı bir tanıtım aracıdır. Bütçesini de iyi yönetirseniz harcamalarınızı verimli şekilde yönetebilirsiniz.

Bütçe kalemlerini önceden belirlersek fuara hazırlıklı davranabiliriz.

Katılmayı düşündüğünüz, katılmayı planladığınız veya katılmaya karar verdiğiniz fuarın bütçesini hazırlarken, aşağıdaki 9 başlığı takip edebilirsiniz.

1. Alan kirası
2. Stand kurulum
3. Fuardan önce davet giderleri
4. Ürün ve promosyon
5. Basılı medya giderleri
6. Lojistik hizmetleri
7. Personel seyahat ve konaklama
8. Fuar alanında etkinlik
9. Fuar sonrası takip giderleri

1- Alan Kirası

Fuar standı iki ana aşamadan oluşur. Önce alanı kiralarsınız, üzerine mobilya yerleştirirsiniz. Alan kiralama mobilyasız yapılır. Kiralama m2 ölçüsüyle yapılır. 1 m2 fiyatı 200 Euro ise 20 m2 kiralamak isterseniz 20 x 200 euro = 4.000 euro ile alan kiralarsınız.

Yurtdışı fuarlarında bu maliyete temizlik, dijital medya paketi, elektrik bağlatma gibi giderleri otomatik ekliyor olabilir.

Örneğin: 5.500 Euro

Fuar alanı fiyatlaması

Fuar fiyatına tabii ki bakmak gerek ve diğer fuar fiyatlarıyla karşılaştırmak ve hatta pazarlık yapmak gerekir. Genelde fuar firmaları fiyatlarını çok değiştirmez. Fiyatlama katıldığınız iki ayrı fuarda farklı olabilir. Bu normal. Fuarın tarihi, yapıldığı yer, büyüklüğü ve çektiği müşteri adayı sayısı fiyatı etkiler.

Yurtdışından müşteri çeken bir fuar yurtdışı reklam maliyetlerini de fiyatın içine eklemek zorunda. Fuar firmasının reklam gücü, getirdiği müşteri adayları fuar firmasının iddialı fiyat yazmasına sebep olabilir. Fuar firmasının bu gücü aslında sizin de doğrudan müşteri bulma becerinizi olumlu etkiler.

Fuarista.com dan aldığım bir örneği aktarmak istiyorum. İllere ve ülkelere göre fiyatlar şu şekilde değişebilir;

(Örnektir)

• İstanbul: 1.000 tl/m2
• Ankara : 800 tl/m2
• Antalya: 400 tl/m2
• Almanya 220 Euro/m2
• Dubai: 500 USD/m2

2- Stand kurulum

Bazı firmalar stand alanına kurulu stand verse de çoğunlukla alan ve stand kurulumu iki ayrı maliyettir. Hazır paket stand da kullanabilirsiniz ama tüm firmalar aynı olmasın ve biz farklı olalım diye firmalar özel tasarım yaptırmak isteyebiliyorlar. Her iki durumda da stand kurulumu büyük bir maliyet kalemidir.

Örneğin: 6.000 Euro

3- Fuardan Önce Davet Giderleri

Fuardan önce fuarcı firmanın reklamlarına işi bırakmayıp kendi müşterinizi de çağırmak belki de iyi bir kurulum yapmak kadar önemli olabilir. Sadece toplu email bile atmanız bir toplu email gönderim maliyetidir. Küçük de olsa bir maliyet kalemidir.

Örneğin: 300 Euro

4- Ürün ve promosyon

Demosu yapılacak ürünlerin prototipinin hazırlanması, ambalajlanması, ürünün kendi maliyeti de diğer bir maliyet kalemidir. Buna ek olarak defter, şapka, t-shirt gibi promosyonlar da diğer maliyet kalemidir.

Örneğin: 300 Euro

5- Basılı medya giderleri

Şirket içinde hazırlığını yapabileceğiniz için en kolay çözülen iştir. Bunlar katalog, kartvizit, broşür basımı gibi giderlerdir.

Örneğin: 1.000 Euro

6- Lojistik Hizmetleri

Tüm hazırladıklarınızı fabrikanızdan fuar alanına taşıma maliyetidir. Fuar alanında indirip stand alanına götürmenin maliyeti ayrı olacaktır.

Örneğin: 600 Euro

7- Personel Seyahat, Konaklama

Siz ve ekibinizin fuar şehrine ulaşımı, fuar şehrinde konaklaması, fuar şehrinde şehir içi ulaşımı, yemekleri bu bütçe kalemini oluşturur.

Örneğin: 6.000 Euro

8- Fuarda Etkinlik Giderleri

Fuar standınızda dikkat çekmek için yaptığınız aktiviteler, çağırdığınız sanatçı veya influencerlar, yevmiyeli hostesler, gelen müşterilerinizi akşam yemeğine götürmek gibi maliyetlerdir.

Örneğin: 1.200 Euro

9- Fuar Sonrası ziyaretler ve takip giderleri

Fuar sonrası kartvizitleri özellikle yurtdışı ise arama maliyeti, yurtdışı firmaların ofislerini ziyaret etmek, başka ülkede konaklama ve uçak maliyetleri veya ofisinizde ağırlamak, akşam yemeğine çıkarmak gibi maliyetlerdir.

Örneğin: 3.000 Euro

Özet bütçe şu şekilde şekillenebilir;

Grafik olarak göstermek istediğimizde tablo şu şekilde;

Fuar stand tasarımı

30-Stand tasarımı neden önemli

Fuara katılma kararını onayladınız, alanınızı seçtiniz, sözleşmeyi imzaladınız. Bundan sonrası kiraladığınız alana stand tasarımı hazırlamak.

Ticari fuar müşteri adaylarını dönüştürmek geleneksel müşteri adaylarından daha az maliyetlidir. Fuar katılımının maliyet ve faydalarını tartarken, Fuar Endüstrisi Araştırma Merkezi’nin bu gerçeğini göz önünde bulundurun.

CEIR’e göre, bir fuarda potansiyel bir müşteri ile yüz yüze görüşmenin ortalama maliyeti 142 dolardır. Bu rakam, potansiyel müşterinin ofisinde yapılan bir toplantının 259 dolarlık fiyat etiketinden çok daha azdır. Bu nedenle, ticari fuar sergi alanınızı toplantı dostu olacak şekilde tasarlamanız çok önemlidir.

Fuar alanınıza kapalı bir toplantı alanı inşa etmek, fuar satış ekibinizin herhangi bir fuardan en iyi şekilde yararlanmasına yardımcı olabilir.

31-Fuar standını iki çeşit temin edebilirsiniz.

Geçmiş tecrübelerimden birinde boş alan alıp tüm hazırlıkları yapmıştık ama stand kurulumu yapmamıştık. Hazır paket standlar bu konuda hızır gibi yetişiyor. Hemen fuar firmasının hazır standlarından kurdurarak fuarımızı tamamladık. Büyük bir krizdi ama hazır standların önemini o gün anladım.

Fuar standı iki çeşit olabiliyor;

• Hazır paket stand (fuar firması temin eder) (Video örnek)
• Özel tasarım standlar (kendiniz ajans bulup yaptırıp hazırlatıyorsunuz)

32-Hazır fuar standları pratiktir

Fuar idaresince verilen hazır stantlar çoğunlukla şunları içerir; yan ve arka duvarlar, kilitli kabin, firma ismi tabela, zemin kaplaması, masa, sandalye, ışıklandırma ve elektrik bağlantısından oluşur.

Ek malzeme ihtiyacınız varsa fuar firmasının sunduğu kiralık mobilya listesinden seçebilir ve hazır paketinizi biraz daha kullanışlı ve zengin hale getirebilirsiniz.

Hazır fuar standları para ve zaman tasarrufu sağlar. Özellikle ilk defa katılanlar ve fuar için düşük bütçe ayıranlara uygundur.

Fuar idaresi karmaşıktan basite birçok stand alternatifleri sunabilmektedir. Hazır stantlar prefabrik yapılmaktadır. Metal çıtalar ve plastikten yapılmış duvarlar kullanılır. Eğer dizayn ve imaja önem veriyorsanız, standı kendi isteklerinize uygun yaptırabilirsiniz.

Stand tasarımı ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde olmalı. Ürünü sadece rafta mı sergileyeceksiniz yoksa demo masası gerekli mi belirlemelisiniz mesela.

Stand tasarımında gerekli olabilecek öğeler şunlar olabilir;

• Masa sandalye
• Hostes masası
• Işıklandırma
• Buzdolabı
• Elektrik bağlantısı
• Su sebili
• Stand temizliği
• Çöp kovası
• Kapalı kabin
• Sigorta
• Fuar giriş kartı
• Temizlik malzemeleri
• İkram malzemeleri

33-Özel stand için stand yapımcısı bir firma ile anlaşın

Stand tasarımcı ve yapımcı firma seçerken bazı kriterlerinizin olması önemlidir. Örneğin;

• İyi iletişim kurduğunuz
• hızına güvendiğiniz
• Ekibi ek mesaiye uygun olmalı. (Stand kurulum süresi sınırlıdır. Stand yapımcı firma stand kurulurken ek mesai yaptırması gerekebilir, bu durumda kurulumun ne kadar sürede olması gerektiğini de mutlaka söylemelisiniz.)
• Modüler stand hazırlayabilmesi (Atölyesinde kesim, boyama, cilalama, alçılama, zımparalama gibi işlemleri yapacak ve fuar alanında sadece logo gibi parçaları birleştirecek bir sistemleri olmalı.)

34-Stand kurulum sürelerini öğrenin

Fuar firması 4-5 günlük fuar için standın kurulumu ve sökümü için size 3-4 günlük süre verebilir. Bu süreleri fuar firmasından öğrenip tasarımcı ve üretimci firmanıza söyleyin. Bu süre içinde kurulabilecek bir tasarım hazırlamalarını belirtin. Daha fazla zaman istediğinizde ya salonlar müsait olmayabilir ya da ek ücret isteyebilir.

35-Fuar tasarımı brief (iş tanımı) nasıl verilir?

Fuar standının içinde bulunacak objeleri önce kendiniz belirlemeniz gerek. Tasarımcı firmaya ilk çizimi yaptırıp üzerine 15 tane revize yaptıramazsınız.

Bunun bir kaç sebebi olur;

• Belli revize hakkı verebilirler. Ek revizeler ücretli olabilir.
• Sürekli revizeler kafa karışıklığı oluşturur ve istediğiniz noktadan da uzaklaşmanıza sebep olabilir.
• Tasarım ekibinde müthiş bir bıkkıntı oluşturur. Emek ziyanı oluşturur.

Ne istediğinizi tam bilirseniz hem herkesin aklı karışmaz hem de stand şirketleri tam istediğinizi çok hızlı şekilde gönderir.

36-Ne Zaman Görüşmeye Başlamamız Gerek?

Önceki tecrübelerimden öğrendiğim üzere fuar firmasının hazır paketleri son güne kadar kuruluyor. Son 1 ay kala bile çizim yaptırıp kurulum yaptırabiliyorsunuz.

Özel tasarım standlarda ise brief verme, çizim yapma, üretim, nakliye gibi işlemlerin zamanında olması için son 3 ay kala tasarım firmasıyla çalışmaya başlamanız iyi olabilir. 1-3 hafta çizimler çalışır ve üretim süreci başlar. Kurulum günleri başladığında üretici firmanın yetiştiremedik gibi bir telaşıyla bu planla karşılaşmazsınız.

37-Fuar standı firmasını nereden bulabiliriz?

Piyasada 200 ün üzerinde tasarımcı firma buluyor. Yani mutlaka talebinizi karşılayacak bir firma ile iş yapma fırsatı yakalayabilirsiniz.

Firmaları iki yolla bulabilirsiniz.

Yerli fuar ise

• google’dan rastgele
• Sergileme ve Stand Tasarımcıları derneğinin veritabanı

Uluslararası fuar ise

• Uluslararası Fuar ve Etkinlik Hizmetleri Federasyonu veritabanı

38-Standımızda Ne Sergileyeceğiz?

Bir sonraki önemli soru da standımızda ne sergileyeceğimiz. Aslında brief verirken neler sergileyeceğinizi bilmeniz fuar stand tasarımının ana başlangıç noktasıdır. Ürünlere göre tasarım şekillenir.

Örneğin;

• Boya sektöründeyseniz hem boyayı hem de o boyayla boyanmış yaratıcı bir örnek getirebilirsiniz.
• Vinç sergileyecekseniz fuar alanının dışında alan alabilir ve minimalist tasarım geliştirebilirsiniz.
• Kıyafet satıyor ve yeni katalogunuzu sergileyecekseniz canlı manken veya cansız manken üzerinde sergileyebilirsiniz.
• Sanayi makinesi için geniş alana ve minimalist bir tasarıma ihtiyaç olacaktır
• Fidanlık veya sera malzemeleri satıyorsanız konsept yapıp sembolik bir sera kurabilirsiniz. Stand tasarımınız bunun çevresinde şekillenebilir.
• Otomotiv gibi hacimli ürünler için geniş alana ve minimalist tasarıma ihtiyaç olabilir.
• İnşaat fuarında mermer blok sergileyecekseniz mermerlerin duruşu için platform ve birkaç uygulama çevresinde fuar tasarımı şekillenebilir.
• Lüks kalemler satıyorsanız camlı bir kutu veya özel bir stand içinde sergileyebilirsiniz.
• Gıda ürünlerinde tadım standı en bilinen tekniktir. İkram edecekseniz ikram saatleri ve standın düzenini belirlemelisiniz.

Ürün ve onun sergilenme şekli tüm stand tasarımına şekil verecek temel bilgilerdir. Bu bilgilerle standımızın şekli değişir. Önce sergileyecek ürünleri ve sergileme şekillerini belirlerseniz stand tasarımı çoğu zaman kendiliğinden şekil alacaktır.

39-Ürünleri nasıl sergileyeceğiz

Ürünü teşhir etmek için kendini götürmeniz oldukça iyi etki bırakır ama şunları da götürebilirsiniz.

Götüreceğiniz ürünleri şunlar olabilir;

• Ürünün kendisi
• Ürünün maketi
• Ürünün resmi
• Ürünün tv’de gösterilecek videosu
• Ürünün posteri
• Ürünün roll-up versiyonu

Ürünün kendisini götürmek birçoğu zaman daha iyi etki bırakır. Fakat bazen orijinal ürün getirmezsiniz. Bunun birkaç sebebi olabilir;

• hafif olsun diye duvara asmak için
• prototipinin tamamlanmaması
• ürünün büyük ve standın küçük olması

40-Işıklı bir ortam olsun

Soğuk ve ulaşılamaz bir stant böyle görünür:

• Koyu, donuk renkler
• Düşük aydınlatma
• Küçük giriş
• Mutsuz görünen fuar personeli

Potansiyel müşterileri uzaklaştırmanın bir yolu da fuar standınızı ışıksız ve karanlık hale

getirmektir. Işıksız ortam, standınızda hoş karşılanmadıkları hissini verir. Neyin karanlık neyin çok parlak olduğu arasında iyi bir denge kurmak önemlidir.

Yeni bir ürün veya ürün serisini tanıtıyorsanız, bu ürünleri vurgulamak için spot ışıkları kullanın, böylece potansiyel müşteriler onları gerçekten görebilir. Spot ışıkları sayesinde, bunların en yeni ürünleriniz olduğunu da hemen anlayacaklardır

Ürünlerin resimlerinin arka ışıklandırmasının da oldukça etkisi yüksektir.

41-Özgün şekiller ve malzemelerle farklı olun

Diğer katılımcılar tarafından yaygın olarak kullanılmayan benzersiz şekiller ve malzemeler kullanmak da kalabalığın arasından sıyrılmanın bir başka yoludur. Örneğin, çoğu katılımcı daire şeklinde bir asma tabela kullanıyorsa, roket şeklinde bir asma tabela tercih edin.

İşte öne çıkmak için benzersiz malzemeler kullanan fuar standı örneği.

42-Fuar standınızda ikram ve yemek servisini planlayın

Fuarda ekibin yemeği, suyu, çayı ve misafir ikramlarını temin etmeniz kritiktir. Ülkemiz insanı maalesef çaysız yapamıyor. Yemekten sonra birkaç defa çay içmek isteyecekler. Çayı ve kahveyi hazır tutmalısınız. Tabi su ısıtıcısı da gerekli.

Ekibinizin yemeğini;

• dışarıda hazırlayıp fuar alanına sokabilirsiniz
• fuar alanına dışarıdan sipariş edebilirsiniz veya
• fuar alanındaki restaurantlardan temin edebilirsiniz.

*Bonus* Tasarım fikirleri

Fuar standında çok temel olmasına rağmen etkili bir şekilde kullanılmayan unsurlar var.

*Not: Blazer Sales youtube kanalındaki Trade show exhibits videosundan aldığım örnekleri aşağıda göreceksiniz. Videonun tamamını izlemek için video linkine tıklayabilirsiniz.

Örneğin;

Firma ismi;

Bazı firmalar firma ismini çok küçük veya masa önüne koyuyor ve kalabalıktan gözükmüyor. Firma ismi veya marka büyük ve farkedilir şekilde kullanılmalı

Örnek 1

Örnek 2

Işıklandırma

Birçok firmanın önemsemediği diğer konu iyi ışıklandırma. Standın iyi ışıklandırması ile karanlık olması arasındaki farkı şu resimlerden görebiliriz.

Işıklı örnek

Karanlık örnek

Firmanın ne sunduğu/sloganı

Bu da tüm dünyadaki fuarlarda tasarımda ara ara atlanan bir unsur. Standa ve ürünlere baktığınızda firmanın ne iş yaptığını ve fuarda neyi satışa sunduğunu anlamak son derece önemlidir. Aksi takdirde ziyaretçinin hafızasında hiç bir şey kalmayacaktır. Firmanın standına bakıp bilmece çözmeye çalışmadan standın hangi ürünleri önerdiğini veya firmanın amacının ne olduğunu açık ve spesifik şekilde yazması gerekir. Spesifik dememin amacı fazla jenerik bir slogan gördüğünüzde hiçbir şey anlamayabilirsiniz.

Örneğin;

“Osman LTD -Hizmette kalite”

Halbuki firma kocaman logosuyla sloganıyla okunur olmalı.

Güçlü örnek

Zayıf örnek

En etkili örnek

En etki örneklerden biri olan aşağıdaki standta hem firma ismi, sloganı, görselleri, ışıklandırması, ürün demosu ile harika bir örnek

Nakliye

43-Nakliyede kullanılacak arabaların plakalarını kaydettirin

Fuar alanına ürünleri ve standları götürecek araçların otoparka sorunsuz girmesi için fuar firmasına araç plakalarını bildirmeniz gerekir.

Fuar firması örneğin Tüyap, katılımcıya özel sitesinde alan açıyor. Kullanıcı adı ve şifre veriyor. Sizin bilgilerinizi dolduruyorsunuz.

Hem kendi firmanızdan kullanılacak sarf malzemeleri hem de standı götüreceğiniz için iki ayrı araç bilgisini fuarcı firmaya vermeniz gerekecektir.

Bu iki nakliyeyi teke indirmek ve ikisinin de aynı anda gitmesini sağlamak için ürün kolilerini stand yapım firmasına yollayıp tek nakliye yapılmasını sağlayabilirsiniz. Bazı firmalar bunun yerine iki kargo yapmayı tercih edebiliyorlar.

44-Sarf malzeme listesini oluşturun

Sergileyeceğiniz ürünlerin listesini oluşturup kolilediniz. Fakat fuar alanında kurulurken ve sökülürken ve hatta fuar sırasında kullanılacak sarf malzemelerin listesini oluşturun ve sergilenecek ürünlerin yanına ek bir koli olarak ekleyin. Bu ara malzemeler öyle kritik olabilir ki küçücük bir malzemenin eksikliği size ciddi baş ağrısı yaratabilri.

• dağıtacağınız numuneler
• kataloglar
• kolileri açmak için maket bıçağı
• bantlamak için koli bandı
• bayraklar
• rolluplar
• ikramlıklarınız
• sarf malzemeleriniz
• içecek (4 günlük)
• Su sebili
• Su ısıtıcısı
• Kağıt peçete
• Plastik tabak
• İkramlık tatlı

Vb.

45-Stand nakliyesi

Standı iki yerden yaptırabilirsiniz;

• Fuar firmasından hazır paket kiralama
• Özel tasarım stand

Fuar firmasından aldığınız hazır paketler hemen orada kurulur. Nakliye gerektirmez. Kiralıktır. Depolama gerektirmez.

Özel tasarım stand yaptırdığınızda ise tasarımcı ve yapımcı firmanın fuar alanına getirip montajını yapması gerekir. Anlaşmanız tasarım + üretim + montaj şeklinde olmalıdır.

Eğer birkaç yıl kullanmayı düşündüğünüz bir stand yaptırmışsanız, kiralamak yerine satın alıp bir depoda depolayabilirsiniz. Fuar başka ülkedeyse standı ülkemizde yaptırıp oraya nakletmenin maliyetiyle orada yerel bir firmaya yaptırmanın maliyetini karşılaştırmanız gerekir.

Bazı Türklerin yoğun olduğu ülkelerde (örneğin: Almanya) bazı firmaların iki ülkede de bağlantısı oluyor. Örneğin siz İstanbul’daki firma ile görüşüyorsunuz ama üretim ve nakliye Almanya’daki fuar alanına oluyor. Böyle iki ülkede ofisi olan firmalar daha hızlı çözüm üretebilir.

46-Ürün nakliyesi

Ürün ve gerekli yan malzeme listesi oluşturdunuz. Ürünleri kolilediniz ve şimdi hemen kargoya vereceksiniz ve gidecek diye düşünebilirsiniz.

Evet! Yurtiçinde bunu yapabilirsiniz. Fakat başka ülkeye kargo yapacaksanız gümrük işlemleri sizi biraz oyalayabilir. Nakliyeci sizden MSDS yani teknik doküman isteyebilir. Gümrükte bekleyebilir veya hızlıca geçebilir ki çoğu zaman yanıcı – patlayıcı ürün olmazsa gümrükten pürüzsüz geçebiliyor.

Ürün nakliyesini 3 çeşit yapabilirsiniz.

• Kendi valizinizde götürebilirsiniz
• ülkedeki müşterinize yollayıp fuar alanına getirmesini rica edebilirsiniz.
• Fuar alanına bırakabilecek bir nakliye firması bulabilirsiniz.

Eğer teşhir ürünleriniz küçükse ve azsa giderken yanınızda valizin içinde bile götürebilirsiniz. Ek bagaj almak düşük bir maliyetle ürün götürmenizi sağlayabilir.

Eğer başka bir ülkede fuara katılıyorsanız ve orada müşteriniz varsa; teşhir ettiğiniz ürünleri müşterinize bırakmayı düşünüyorsanız, önce onun deposuna yollayıp fuar alanına onun getirmesini de isteyebilirsiniz.

Nakliye firmalarının başka ülkedeki fuara nakliye yaparken “fuar tarifesi” dedikleri bir hizmetleri var. Siz fuar ismini ve stand ve hall nosunu söylüyorsunuz o standa ürün kolilerinizi bırakıyorlar.

*Not: 23 kg üstü koliler insan tarafından kolay taşınamadığından nakliyeci firmalar koli kayboldu diye size bildiri verebiliyor. Arabadan arabaya aktarmak bile en az iki kişi gerektirdiğinden büyük koli taşımayı kamyoncular istemiyor. Amazonun da böyle 23 kg sınırı bulunuyor. Amazon da deposuna 23 kg dan ağır koli almıyor. Siz koli hazırlarken 23 kg den az olduğundan emin olun.

Fuar öncesi tanıtım

47-Fuar öncesi tanıtım önemlidir.

Yerel piyasada yaygın bir şekilde fuar öncesi tanıtımın önemi daha keşfedilmiş değil gibi gözüküyor. Sadece fuarda stand açıp, promosyon hazırlayarak fuara katılmak firmalara yeterli gibi geliyor. Fuara ziyaretçiyi fuar firmasının davet edeceğini düşünüyorlar. Fuara katıldıklarını duyurmaya pek ihtiyaç duymuyorlar.

Halbuki fuar lideri şirketler genellikle fuar öncesi duyuru yaparlar. Standları daha fazla ziyaretçi alır, kalabalık kalabalığı çeker, kartopu etkisiyle yeni müşteri adayları standı dolaşır.

48-Müşterilerimize haber vermek standa katılmak kadar önemlidir.

Ziyaretçilerin önemli bir kısmı (%56) bir ticaret fuarına katılmak için 400 km fazla yol kat etmeye hazırdır.

Fuar başlı başına oldukça rekabetçi bir ortamdır. Kısa bir zaman için büyük rakamlar ödersiniz ve maksimum verimlilikte geçirmek istersiniz. Çok fazla müşteri adayıyla iletişim kurmak istersiniz. Bu yüzden fuara gelmeden önce müşteri adaylarınıza e-mail atın.

49-Fuar öncesi davetiye e-maili gönderin

Görüşmeyi istediğiniz firmaların email listesine tanıtım veya davetiye emaili gönderin.

Fuar firması zaten bir çok yerde reklam yapacaktır ve müşteri adaylarını çekecektir. Fakat fuar firmasının çağırdığı kişilere ek olarak siz de istediğiniz belirlediğiniz müşteri grubuna haber verin.

50-Fuar öncesi e-mail ve sosyal medyayı kullanabilirsiniz.

Önemli müşterilere ve potansiyel müşterilere fuar öncesi gönderilen e-postalar, stant trafiğini artırmanın açık ara en etkili yolu olarak kabul edilmektedir. Ticari fuar pazarlamacılarının yaklaşık dörtte üçü e-postayı en iyi fuar öncesi pazarlama aracı olarak görüyor.

Katılımcıların %46’sının etkili olarak nitelendirdiği sosyal medya pazarlaması fuar öncesi tanıtımlar için büyürken, e-posta hala kazanan konumunda.

Fuar öncesi planlama yaparken, stant katılımını artırmanıza ve potansiyel müşterilerinizin gelen kutusunda öne çıkmanıza yardımcı olacak güçlü bir e-posta pazarlama stratejisi geliştirmeye odaklanmanız önemlidir.

Sosyal medyada ise pazarlamacıların fuar öncesi pazarlama için en çok tercih ettiği mecra Facebook oldu.

51-Yeni e-mail listesi nasıl oluştururuz?

Dünyada hiç tanımadığınız ama sizin ile aynı sektörde çalışan ve bu fuara gelecek bir çok firma olabilir. Peki bu hiç tanımadığınız firmaları nasıl buluruz? Devlet başka ülkelerdeki aynı sektördeki firmaların iletişim bilgileri hakkında yardımcı oluyor. Müsavire danışın diye bir site kurulmuş ve firma listesini talep ediyorsunuz. Size belli bir süre sonra cevap veriyorlar.

52-Fuar katılımcı listesine email gönderin.

Fuara katılan veya katılmış firmaların katalogta veya websitesinde isimlerini ve iletişim bilgilerini bulabilirsiniz. Bu firmalara fuarda yer aldığınıza dair email yollayabilirsiniz.

53-Müsaviredanışın.com nasıl kullanılır?

Devletin musaviredanisin diye bir yardımcı sitesi var. Hedef ürününüzü belirliyorsunuz. GTİP ini belirliyorsunuz. Müsavire danışın sitesinden ilgili ülkeyi bulup email atıyorsunuz. Emailde ürününüzün gtip kodunu söyleyerek o kodtan ithalat yapmış firmaların listesini talep ediyorsunuz. Sizin ürününüzle aynı tarife kodundan ithalat yapmış başka firma varsa onların listesine ulaşabiliyor.

Veya;

Sizin sektörünüzde faaliyet gösteren firmaların listesini hazırlayıp size gönderebiliyor.

Bu hizmet devletimizin ihracatı arttırmak için yaptığı bir hizmet. Bu çok etkili bir veritabanı olabilir, istediğinizi karşılamayabilir de. Çünkü size gönderilen veritabanı olabildiğince güncel oluyor ama son 1-2 dün içinde güncellenmiş olmayabiliyor. Haliyle bazı firmalara erişemiyorsunuz.

Ulaşmak istediğiniz firmaları google’dan da arattırabilir, veritabanınızı biraz daha geliştirebilirsiniz.

54-Etkili posta ve e-posta için çeşitli ipuçları

Veritabanını oluşturdunuz. Şimdi de e-mail içeriği oluşturmakta.

Müşterilere genelde kuru kuru “şu standtayız, gelin” gibi bir email yollarsanız etkisiz bir davet yapmış olursunuz. Daha etkili olmak için emailin içeriğini beraber zenginleştireceğiz.

Aslında göndereceğiniz tüm e-postalar için bir şablonunuz olması kolaylaştırır.

Şablon demek herkese aynı e-maili göndereceksiniz demek değil tabii ki. Tüm e-maillerde ortak olabilecek öğeleri içeren bir e-mail şablonundan bahsediyorum.

Örneğin;

• Firma logosu
• Katalog linki
• Firma adresi
• Google harita linki
• Firma website linki
• KVKK metni
• Abonelikten çıkma linki
• Teşekkür metni
• Firma telefon nosu
• Fuarın adı ve şehri
• Fuar saatleri
• Hol ve stand numarası
• Geçmiş fuarlardan örnek bir fotoğraf
• Fuarda yapacağınız etkinlikten örnek
• Fuar standında bulacağı farklı herşey (yeni ürünler, yeni kampanyalar vb)
• Fuara özel fiyatlar

Bunların dışında kalan email alanlarında yolladığınız kişiye göre metni kişiselleştirebilirsiniz.

Örneğin şunları ekleyebilirsiniz;

• İsmini
• Geçen yıl beraber çektirdiğiniz fotoğraf (varsa)
• Kişiye özel randevu saati
• Kişiye ayrılmış davetiye kodu (fuar firmasının verdiği ziyaretçi kodu)

55-Konu satırı emaili açıp açmamayı belirler

Yolladığınız email okunmadan önce konu yazısını beğenmesi gerekir. Konu satırı beğenilmeyen email açılmadan silinir. Konu satırında bazı kelimeler insanlarda bıkkınlık oluşturduğu için insanların bilinçaltında tepkiye yol açıyor.

Konu satırına iyi örnekler ve kötü örnekler var. İyi örneklerde daha çok konu satırında email metnini özetleriz, çarpıcı bir veri koyarız, spesifik kampanyaları bile yazabiliriz. Örneğin;

• Osman LTD. yeni ürünlerler Tüyap Mermer Fuarında (Hall 2-C70)
• Osman LTD. Fuara Özel +10% iskonto Tüyap Mermer Fuarı (Hall 2-C70)
• Osman LTD. “Yeni Yozgat Mermeri” Tüyap Mermer Fuarında (Hall 2-C70)
• Osman LTD. Tüyap Mermer Fuarına özel 5 günlük indirimler (Hall 2-C70)

*Not: bu metinlerin gmailde ilk 70 karakteri okunuyor, 70 karaktere en önemli bölümü sığdırmaya gayret edin.

Konu satırına kötü örnek ise çok kısa ve çok klasik örnekler olabilir

• Fuara bekliyoruz, fuar davetiyesi, fuarda buluşalım gibi. Bunları kullanmamaya gayret edin.

56-Davet emaili örneği (Türkçe)

*

Konu satırı: Messe Trade Show 2024-Hall-10-A56’da yeni ürün atölyesini deneyimleyin

Merhaba John.

Osman A.Ş.’nin Messe Trade Show’da 10-A65 numaralı salonda bir standı olacağını duyurmaktan heyecan duyuyoruz.

Özellikle 4 gün boyunca deneyimli eğitmenimiz eşliğinde gerçekleştireceğimiz yeni ürün demosu için heyecanlıyız.

Bu yıl şunları sergileyeceğiz:

• • • Fuar boyunca canlı demolar ile çığır açan yeni bir ürün. Ürünün terapi etkisini arıyorsanız kaçırmayın.
    • Demo oturumlarında oluşturulan ücretsiz hediyeler.
    • Tüm sorularınızı yanıtlamaya hazır olağanüstü sergi ekibimiz.

Etkinlikten önce ek ürün bilgisi isterseniz lütfen bildirin.

Ziyaretinizi dört gözle bekliyoruz!

Saygılarımla,

Murtaza Haydar

Osman A.Ş.

İstanbul

57-Davet emaili (İngilizce)

Subject line: Experience new product workshop at Messe Trade Show 2024-Hall-10-A56

Hello John

We are thrilled to announce that Osman A.S. will have a booth at Messe Trade Show in hall 10-A65.

In particular we are excited about new product demo will be held for 4 days with our experienced instructor.

This year, we’re showcasing:

• • • A groundbreaking new product with live demos throughout the show. Don’t miss out if you’re looking for therapy effect of product.
    • Free objects created in demo sessions.
    • Our exceptional exhibit team, ready to address all your inquiries.

Let me know if you’d like additional product information before the event.

We’re looking forward to your visit!

Warm regards,

Murtaza Haydar

Osman A.S.

Istanbul

58-E-posta gönderdikten sonra

E-posta gönderdikten sonra telefonla yapacağınız bir görüşme etkinliğinizi artırır. Telefon görüşmesini ticari ve teknik bilgisi iyi birinin yapması gerekir. Telefonla emailden sonra aramak ciddiyetinizi ve samimiyetinizi gösterir.

Ekip oluşturma

59-Ekibin motivasyonu müşteriyi çeker

Bir araştırmaya göre; katılımcıların %85’ine göre, fuara getirilen personelin performansı bir katılımcının başarısını önemli ölçüde etkilemektedir.

Standınıza gelen misafirin, sandınızda güzel bir enerji hissetmesi, etrafındaki herkesin dinç ve yardımsever, sorun dinlemeye, çözüm üretmeye meyilli bir tavırla ilgilendiklerini görmeleri çok dikkat çekici olabilir.

Sıcak bir karşılama, samimi ve güler yüzle söylenen “hoş geldiniz”, samimi bir tokalaşma bazen 4 güzel model kızdan daha önemli etki bırakabilir.

Bir araştırmaya göre fuar katılımcılarının %74’üne göre, katılımcılarla etkileşime geçmek sergilenen ürünleri/hizmetleri satın alma olasılıklarını artırmaktadır.

Davet ettiğiniz ve etmeseniz de rastgele gelen tüm misafirlerinizi yüksek bir ilgi ile ağırlayın. Her türlü talebe cevap verin.

Dostluğunuzu, muhabbetinizi cabuk geliştirin. Ekipçe yaydığınız pozitif enerji ile standınızı bir çekim noktası haline getirin.

60-Ekiple toplantı yapın

Fuar açılmadan ön hazırlık için tüm ekiple konuşun, beklentilerinizi anlatın, ürünü tanıtma yöntemlerini, standın tasarımdaki öğelerini nasıl kullanacağını anlatın.

61-Takım gibi giyinin

Las Vegas Nevada Üniversitesi tarafından çalışan üniformaları üzerine yapılan bir araştırma, üniformaların marka bilinirliğini ve müşteri memnuniyetini önemli ölçüde artırdığını ortaya koymuştur. Üniformalarınızın öne çıkmasını ve markaya uygun olmasını sağlamalısınız. Sırf dikkat çekmek için değil de markanızı iyi temsil eden renklerde kıyafet giymelisiniz.

62-Presentabl olmalısınız

Standa durmak yorucu olmaktadır. Bu nedenle fuarın hemen öncesinde ve fuar sırasında eğlenmek iyi bir fikir değildir. Geceleri yeterince dinlenip uyumak gerekir.

• İnsanların en çok baktıkları yerler ayakkabı ve saçtır, ayakkabınız temiz, saçınız taranmış olsun.
• Her zaman katılımcı kimlik kartını taşıyın.
• Sabah tüm ekip iyi kahvaltı yapmalıdır. Enerji için önemlidir.
• Sürekli ayakta durulacağı için rahat ayakkabı seçmelisiniz, yorgunluğunuz yüzünüze yansısın.
• Fuar konuşma üzerine olduğundan nefes temizliği önemlidir. Kötü koku müşteriyi kaçırır.
• Öğlen sarımsaklı yemek yemeyin, sigara içmeyin.
• Sürekli atıştırmayın ya da dişinizi fırçalayın.
• Yeterince su için, susuzluk nefesi kötüleştirir.
• Stand alanını temiz ve düzenli tutun.

63-Personel Yemeğini Planlayın

Personel öğlen yemeği olmadığında veya geciktiğinde ölmez, dayanır ama enerjisi çok düşer bu da yüzlerine yansır. Belli saatlerde ziyaretçiler de çoğunlukla yemeğe giderler. Stand sakinleşir. Hazır ziyaretçi akını sakinlemişken siz de öğlen yemeğine oturun. Enerji verici gıdalar almanız günü kolay geçirmenizi sağlayabilir.

64-Satış elemanlarınız üst yönetimden daha iyi stant görevlisi olur.

Üst düzey yöneticilerin standınız için en iyi yüzler olduğunu düşünebilirsiniz, ancak istatistikler farklı söylüyor. Fuar pazarlamacılarının %59’u en iyi stant görevlilerinin satış elemanları olduğunu belirtmiştir. Sadece %29’u üst düzey yönetim cevabını vermiştir.

Bizce istatistikler kendini anlatıyor. Fuar serginizi üst düzey yöneticileriniz veya diğer yöneticileriniz yönetiyorsa, onları satış personeliyle de desteklediğinizden emin olun.

65-Kadronuzu ürününüze göre belirleyin

Standınızda yönetici ve satışcı tabii ki olmalı. Bunun yanında fuar ekibi seçerken ürününüz teknik bir ürünse AR&GE’den biri de olsa müşterilerin sorularını cevaplamanız daha kolay olabilir.

Bazı müşteriler ürünün teknik detayını veya değişik senaryolarda kullanımında nasıl bir sonuç vereceğini de merak ediyor. Bu tür kullanım sorularına satış ekibi çabuk cevap veremeyebilir. Ürünün kullanımından da anlayan bir kişi standınızda daha fazla müşteri yakalamanıza yardımcı olacaktır.

66-Yurtdışı fuarlarda dil bilen biri olmalı

Yurt dışı fuarlarında temsil edilen ülkenin ve ürünün tanıtılmasında stant personellerinin rolü çok büyüktür.

Fuar personellerinin ürüne son derece hâkim olan, ürünü çok iyi tanıtabilen yetkin kişiler olması gerekir. Sadece ürün bilen değil dil bilen kişilerin de standta olması gerekir.

Örneğin, stand alanında size yardımcı olacak kadroya eklemek isteyebilecekleriniz;

• Şirket içinden teknik kadro (teknik ürünler için gerekli olabilir)
• Şirket içinden pazarlama, satışçı ve idari kadro
• Yerel dili bilen tercüman
• Servis için hostes

Fuar alanında servis hostesi ve tercüman, fuarın olduğu ülkeden bir ajans yardımıyla anlaşılabilir.

Seyahat ve konaklama

67-Fuar takvimini oluşturun

Ziyaret amacınız fuar öncesi eğitim veya müşteri ziyareti olabilir. Fuar takviminizi çıkarırsanız seyahat tarihleriniz kendiliğinden şekillenecektir.

Örnek bir fuar takvimi;

68-Vize alımı

Fuar yurtiçinde olduğunda hiçbir evrak işlemine gerek yok fakat fuar yurtdışında olduğu zaman fuar ülkesine vize almanız gerekecek. Fuar için gideceğiniz için ticari vizeye başvurabilirsiniz. Yurt dışı fuarına katılacak personelin vize alması için vize evraklarının içinde fuar alanı faturasını da göreceksiniz.

Önce fuar anlaşmasını imzalayıp alan faturasını alıp vize evrakları içine eklemeniz gerekecek.

Firma evraklarını hazırlayıp ekibin vizesini alabilir. Alan kirasının faturasını kestirdiğiniz an vize ajansı ile iletişime geçin. Bazı dönemler vize yoğunluğu oluyor, o yüzden işlemlere erken başlamanızda fayda var.

Hıristiyan ülkelerde noel tatilleri de 1 hafta işleri aksatabiliyor. Ne kadar erken o kadar iyidir. Fakat avrupa vizesine başvuru için çok da erken başvuramıyorsunuz. Siz fuar faturasını aldığınızda turizm ajansınıza sorun.

69-Uçak bileti alımı

Fuar alanına gitmeyi planlamak için fuar süresince ve öncesinde başka planınız var mı diye takviminize bakmalısınız. Örneğin şu sebepler uçak bileti ve tabii ki otel tarihlerini değiştirir.

• Bazı fuarlarda fuar öncesi seminer, eğitim, demo gibi etkinlikler oluyor.
• Fuarın bir veya iki gün öncesinde kurulum alanında da olmanız gerekebilir.
• Fuardan sonra da anlaştığınız ve randevulaştığınız firmaların fabrikalarını veya ofislerini ziyaret etmek isteyebilirsiniz.
• Yurtdışı seyahatlerde saat farkını da hesaplamalısınız. Otelin check-in saatlerine uygun bir uçuş planlamalısınız.

Fuardan sonra 2 veya 3 gün buna ayırmak isterseniz uçak biletinin saatini buna göre ayarlamalısınız.

70-Otel rezervasyonu

Otel rezervasyonu da takviminizin doğrudan etkilediği bir unsur olacak. Eğer tamamen aynı şehirde duracaksanız aynı otelde konaklayabilirsiniz. Ama firma ziyareti için başka bir şehre gitmek planınızda varsafirmanın olduğu şehirdeki bir otele transfer olmak isteyebilirisiniz.

Otelinizi seçerken de sadece otelin maliyetine bakmayın. Ulaşım kolaylığı da önemlidir. Birkaç opsiyon gözünüze çarpacaktır.

• Fuar alanına çok yakın ama pahalı
• Fuar alanına çok uzak ama ucuz
• Fuar alanına giden trene çok yakın orta fiyatlı

Doğrudan fuar alanına yakın oteller pahalı gelebilir. Ucuz hotel bakayım derken şehir dışına da gitmemek gerek. Vereceğiniz taksi ücreti çok daha fazla olabilir. Otelin tren istasyonlarına yakınlığı da büyük avantaj sunabilir.

Ülkeden ülkeye, şehirden şehire değişir ama, havalimanından otele ve dönüşte otelden fuar alanına olan seyahatlerinizi de zamanı ile birlikte dikkatlice planlamanız sizi gereksiz risk ve sıkıntılardan korur.

Fuar standına ziyaretçi çekme

71-Kalabalık ve sakin standlar

Fuarların tüm standlarını gezdiğinizde göreceksiniz ki bazı firmaların standları çekici olmamalarına rağmen az ziyaretçi alırlar bazıları küçük ve basit diyebileceğiniz tasarımdadır ama içi kalabalıktır. Firma satışçısıyla görüşmeniz zordur.

Aradaki ziyaretçi farkı birden çok sebep olabilir.

Her zaman en büyük stand en çok iş yapan stand olmayabilir. Firma büyük bir stand yatırımı yapıp kalabalık bir kadroyla istediğini alamayabilir.

Basit tasarımlı standa 300 kişi girerken büyük ve gösterişli standa 200 kişi girebilir.

Basit tasarımlı standa gelen 300 kişinin 50 si gerçek müşteri olabilecekken gösterişli standa gelen 200 kişinin sadece 12 tanesi gerçek müşteri olabilir. Firmalar bu pozisyonlara düşebiliyor.

Fuar sırasında ziyaretçi çekmek için birden çok yöntem bulunuyor. Önce fuara gelen herkesin istediğiniz kişiler olmayabileceklerini kabul edelim. Bazı gözlemlere göre 5 tip fuar ziyaretçisi var.

• alıcı değil bakıcı
• bedavacılar
• bilgi toplayıcılar
• casuslar
• gerçek alıcılar

Bize sadece bakan, bilgi veya numune toplayan kişiler değil gerçek alıcılara nasıl ulaşacağız? Gerçek alıcıları nasıl tanıyacağız?

72- 5 Tip fuar ziyaretçisi

1- Alıcı değil bakıcılar

Bu insanlar sizin perakende satıştaki vitrin müşterilerinize eşdeğerdir. Çoğu zaman, bu alıcı değil bakıcılar sadece sohbet etmek ve bir sonraki standtan önce zaman öldürmek isterler.

Alıcı değil bakıcılar ayrıca interaktif özelliklere sahip gösterişli stantlara da ilgi duyarlar. Elleri ceplerinde standınızda rahatça dolaşırken bu alıcı değil bakıcılardan birini kolayca fark edebilirsiniz.

Bir alıcı değil bakıcıların özellikleri:

• Hedef müşteri kişiliklerinizle eşleşmezler
• Çözmeleri gereken belirli bir sorunları yoktur
• İhtiyaçları acil değildir
• Bütçeleri yoktur

2- Bedavacılar

Bedavacılar bedavaya bayılır ve bedava olduğu sürece verilen herşeyden istedikleri kadar toplarlar – promosyon kalemleri, bez çantalar, broşürler, aklınıza ne gelirse.

Bedava olduğu sürece alırlar. Birden fazla markanın ve standın promosyon ürünleriyle dolu bir çanta ile kolayca tespit edilebilirler.

Her ne kadar zaman zaman şirketinize ve sunduklarınıza ilgi gösterseler de, bunu yalnızca personelinizden ücretsiz ürünler toplamak için yaparlar. Böyle bir durumda yapılması gereken, bu kişilerin gerçek bir müşteri adayı mı yoksa beleşçi mi olduğuna karar verebileceğiniz bir noktaya hızlıca ulaşmaktır.

İşte bedavacı ile gerçek müşteri adayını ayırt etmek için sorulacak üç hızlı soru:

• Fuara bir çözüm aramak için mi katılıyorlar?
• Akıllarında bir bütçe var mı?
• Kilit karar verici onlar mı?

3- Bilgi toplayıcılar

Toplayıcıların fuar sırasında bir hedefi vardır ve bu da toplayabildikleri kadar çok bilgi toplamaktır. Sektör hakkında bilgi edinmek ve sektördeki en son teknolojiyi takip etmek için oradadırlar.

Toplayıcı gelecekte bir alıcıya dönüşebilir ancak fuar sırasında aktif olarak bir çözüm arayışında değillerdir.

Toplayıcılar gelecekte potansiyel müşteriler olabilirler, bu yüzden onların bilgilerini CRM’inizde saklayın ve o zaman geldiğinde hazır olun.

Sadece fuara özel cazip bir teklif sunarak bir toplayıcıyı müşteriye dönüştürme şansınız olabilir.

4. Casus

Bu, diğer stanttaki “diğer adam”. Fuarın nasıl gittiği hakkında sohbet etmek için gelişigüzel bir şekilde standınıza uğrayacaktır. Daha sonra şirketinizin ürün ve hizmetleri hakkında sorular sorabilir veya üretim maliyetleri, tedarikçiler vb. gibi tipik bir potansiyel müşterinin sormayacağı sorular sorabilirler.

Sektörle ilgili bilgi paylaşımında bir sakınca olmamakla birlikte, şirketinizle ilgili gizli bilgileri ifşa etmemeye dikkat edin.

5. Gerçek alıcılar

Gerçek alıcılar, standınızı ziyaret etmesini istediğiniz kişilerdir. Bu insanların standınızı ziyaret etmelerinin 1 numaralı nedeni ürünlerinizi satın almaktır. Alıcılar fuarla ilgili hedeflerini çok iyi bilirler. Kuruluşlarında şu anda yaşadıkları sorunu çözecek belirli bir çözüm arıyorlar.

Bir Alıcıyı diğerlerinden ayırmak için basit bir ipucu, Alıcının BANT’a sahip olmasıdır – Bütçe, Yetki, İhtiyaç ve Zaman.

Alıcı, ürün ve hizmetleriniz ve ihtiyaçlarını nasıl çözebileceğiniz hakkında çok spesifik sorular soracaktır. Alıcı ayrıca, takip etmeniz ve kendisine daha fazla ayrıntı göndermeniz için size bilgilerini vermeye de açıktır.

73- Ziyaretçinin motivasyonunu anlayın

Fuara gelen müşterinin motivasyonunu önceden tahmin etmek sizin hazırlıklı olmanızı sağlar.  Cevaplarınız hazır olursa potansiyel müşteriyi satın alan müşteriye çevirirsiniz.

Müşterilerin motivasyonları farklı olabilir ama genelde “ciddi” ziyaretçilerin fuara gelme motivasyonları şunlar olabilir;

• yeni çıkan ürünleri görmek
• yeni teknolojileri tanımak
• işine nasıl fayda sağlayacağını anlamak, ilham almak
• aradığı ürünleri bulmak
• şirketleri tanımak

74-Fuar Kataloğu

Fuarlarda fuar firmasının hazırladığı bir fuar kataloğu yayımlanır. Bu katalogda katılımcı şirketler hakkında çeşitli bilgiler bulunuyor. Bu bilgileri katılımcı şirketler yani biz hazırlayıp yolluyoruz.

Bu katalogta firmanızı, metin ve resimlerle iyi anlatmanız gereklidir. Çünkü bu kataloglar, potansiyel müşteriler tarafından alınıp fuar sonrasında da kullanılır. Ayrıca bu kataloglarda bütçe ayırırsanız daha büyük alan satın alabilirsiniz. Yani tam veya yarım sayfa reklam verebilirsiniz.

Hazırladığınız metin ve resimler hem websitesinde hem de katılımcı listesi kitapçığında yayınlanıyor.

Örneğin;

75-Koridor ve Salon Reklamları

Fuar firmasının reklam bölgesi olarak ayırdığı bölümlere, koridor ve toplantı salonlarına reklam vermek, o anda fuar alanını gezmekte olan ziyaretçileri standa yönlendirme konusunda etkili olabilir.

Reklam 1

Reklam 2

Reklam 3

Reklam 4

Reklam 5

Reklam 6

Reklam 7

Reklam 8

Reklam 9

76-Sektörel derginize reklam

Katıldığınız fuar prestijli fuar ise ve ihtisas yani sektörel fuar ise muhtemelen sizin bağlı olduğunuz derneğin de orada bir standı olacaktır.

Sektörel dergi başka ülkede olduğu için ingilizce dergi basıp fuar alanında dağıtacaktır. Siz de ingilizce reklam hazırlayıp o dağıtılan derginin içinde olabilirsiniz. Bu derginin ulaştığı yerlere siz de ulaşabilirsiniz.

77-Stand içi tanıtım

Ziyaretçinin müşteriye dönmesi için ürünü doğru şekilde anlaması gerekir. Ürünlerinizi doğru tanıtmanız fuarın verimliliğini doğrudan etkiler.

Ürünü tanıtmak için birçok yöntem bulunuyor. Örneğin şunları yapabilirsiniz;

• Ürünü rafta sergilemek
• Basılı ürün katalogu
• Karekod (websitesi, sosyal medya, katalog)
• Firma hikayesi
• Referans satışları
• Dijital kataloga giden karekodlu kartvizit
• Ürün poster veya roll-up banner
• Ürünü anlatabilen teknik veya satış kadrosu
• Ürün kullanım demosu
• Fuardaki ortak demo alanı

Örnek 1

Örnek 2

78-Teknik ürünse standın en önünde demo yapın.

Bazı ürünler rafa koyunca anlaşılmayabilir. Yeni bir ürün olabilir. Ürünün kullanımını göstermeniz gerekebilir. Bu tür ürünlerde demoya ihtiyaç duyulabilir.

Standın en önünde bir masa koyup veya ürüne göre demo alanı oluşturup ürüne demo yapabilirsiniz. Bu tür demolar için ürünün demosunu yapacak teknik kişiyi de standta hazır tutmalısınız.

Demoyu etkili yaparsanız izlemeye gelen birkaç kişi daha fazla kalabalık çeker. Kısa sürede büyük bir kalabalık oluşur. Kalabalığı en iyi çeken şey kalabalıktır. Bu etkili demoyu gün boyu devam ettirebilirseniz gün boyu kalabalığı kendinize çekmiş olursunuz.

79-Fuar firmasının sponsorluklarına katılabilirsiniz.

Fuar firması organizasyonunun içinde birden çok promosyon yapar ve bunların her biri reklam alanlarıdır. Fuar firması bunlara sponsor olmanız için fırsat verir. Fuar alanına giren kişilere markanızı duyurmak için bu sponsorlukları değerlendirebilirsiniz.

• Yaka kartı
• Yaka ipi
• Reklam panoları
• Fuar alanı haritaları
• Site bannerı
• Basılı diğer reklam malzemelerinde reklam alanı
• Alanda reklam panoları

80-Promosyon malzemesi dağıtımı

Bir araştırmaya göre katılımcıların yarısından fazlası (%52) eşantiyon veya ücretsiz hediyeler sunan fuarlardan etkilenmektedir.

Fuarlarda bir dönem çok fazla promosyon malzemesi dağıtıldı. Bardak, şemsiye, usb bellek gibi. Fakat bunların tam yerine ulaşmadığını ve tabiri caizse çarçur olduğunu farkeden birçok firma promosyon dağıtmayı bıraktılar. USB içinde katalog vermek istediğinizde katalog için değil de usb için ziyaretçiler promosyonu alıyorlar. Bu da anlaşılabilir bir şey. Çok elzem değilse promosyon dağıtmayı önceliğiniz yapmasanız faydalı olabilir.

81-Fuar stadınızda müzik

Müzik de fuar alanında dikkat çeken aktivitelerden biri. Fuar standınıza bir müzik grubu çağırırsanız ve size 1-2 saatlik konser verirse ortamı canlandırabilir.

Bu müzik ekibinin çok tanıdık bile olmasına gerek yok, ama iyi ve etkili çalmaları iyi olur.

Bir sergide bir arkadaşımız Kadıköy’deki sokak çalgıcılarını dinleyip çok iyi çalan bir grubu sergisine çağırmıştı. Oldukça neşe katmıştı.

Peki toplanan kalabalıktan sipariş çıkar mı sizce? Bunu asla bilemeyiz. Sizin standınızın orada olduğunun farkedilmesi için etkili bir aktivite olabilir.

82-Güzel Modeller yerine AR&GE müdürü

Fuar alanında dikkat çekici sanatçılar, mankenler, güzel hostesler standa kalabalık toplayabilir. Kalabalık daha fazla kalabalığı çeker. Bu kulağa iyi geliyor. Fakat ürününüz için bu iyi mi?

Amacınız daha fazla kalabalık mı yoksa nokta atış müşteri bulmak mı?

Her kalabalıktan alıcı müşteri çıkmayabilir.

İki senaryo düşünelim;

• Senaryo 1: (Model ön planda) Alımlı modeller standınıza dikkat çekti, kalabalık topladı, insanlar onlarla beraber fotoğraf çekti, sohbet ettiler, biraz anlattıklarını dinlediler ve kalabalık dağıldı. Ara ara gün içinde bu kalabalık toplaşıp dağılıyor.
• Senaryo 2: (Ürün ve AR&GE ön planda) Bir satınalmacı standınıza geldi ve ürünle ilgili bilgi sordu. Sattığınız hammaddeyi veya ara maddeyi kendi ürününde kullanacak. Standta satış ekibi ve yönetim olduğundan ürünle ilgili teknik bir detayı satış ekibi cevaplayamadı. Ar-Ge müdürü geldi ve cevapladı, ziyaretçiyi müşteriye çevirdi.

Senaryo 1’de, ziyaretçiler modellere takılı kalıp ürünü incelemeyi unutmuşlar,  modeller ürünün önüne geçmiş. Bu durum TV reklamlarında da bazen olabiliyor. Çok ünlü biri reklam filminde ürünün önüne geçebiliyor. Bu durumda ürünün önüne de modeller geçmiş oluyor. Bu durum firmaya zarar verir.

Karşılaşılan diğer bir durum da modellere iş vermeyip boş bıraktığınızda tüm gün boyunca ayakta durmaktan sıkılıp sürekli mola talep etmeye başlarlar. Modellere hem kendilerini oyalamaları için hem de iş yükünü azaltmaları için şuna benzer işler verebilirsiniz;

• Karşılama
• Standın içinde yönlendirme
• İçecek servisi
• Randevu notu almak
• Ürünleri temel özellikleriyle tanıtmak

Peki asıl amacımız ürünün ön planda olduğu senaryo 2’yi nasıl yakalayacağız?

Eğer ürünümüz teknik bir ürünse (hırdavat, elektronik, kimyasal, inşaat vb.) teknik özelliklerinden anlayan bir kişi mutlaka standta bulunmalı.

Güzel modeller ürünün önüne geçtiğinden önceliğiniz güzel modeller değil teknik bilgi sahibi kişiler olmalı.

83-Basılı katalog yerine dijital kataloga dönün.

Önceki nesiller küçük bir valiz alıp katalogları toplayıp ofislerine getirirdi. Artık fuarlarda özellikle yeni nesil artık basılı katalog taşımıyor. Basıl herhangi bir şey bile taşımak istemiyor.

Zorla eline katalog tutuşturduğunuz potansiyel müşterinizin biraz sonra ilerde katalogu bir yere bırakıp yürümeye devam ettiğini görebiliyorsunuz. Bazıları kenarda kaldırıma otururken altına koyuyor. Pazarlamanın 2 ay çalışıp topladığı verilerle tasarımcının 1 ay baskıya hazırladığı o katalog çöpe gidiyor. Sadece emek değil baskısı en az 1.000 adet olduğundan size 2.000 USD-3.000 USD ye mal olan bir gider de çöpe gidiyor.

1.000 adet basılı kataloğun hepsini de fuarda dağıtamayacağınıza göre bir kısmı da diğer fuarlara kalıyor.

Basılı katalog büyük masraftır.

Onun yerine şunları yapabilirsiniz;

• PDF katalogu emaille yollama
• PDF katalogu USB bellek ile verme
• Websitesine katalog yükleyip email ile link verme
• Kartvizit arkasına karekod koyma

84-TV’de tanıtıcı video oynatın

Bir resim bin kelimeye, bir video bir milyon kelimeye bedeldir.

Bir video, potansiyel müşterilerinize sürekli olarak sunum yapan başka bir stant personeli gibidir.

Bu, tüm stant personeliniz mevcut potansiyel müşterilerle ilgilenmekle meşgulse, potansiyel müşterilerin beklerken önce videoyu izleyebileceği anlamına gelir.

Bazı potansiyel müşteriler de şirketinizin kendileri için neler yapabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için önce bir video izlemeyi tercih eder.

Bir videonun özellikle sadece bir fuar için kullanılması gerekmez. Videolarla ilgili en iyi şeylerden biri, web sitenizde, Facebook’ta, YouTube’da ve gelecekteki pazarlama kampanyalarında kullanılabilmeleridir.

Ancak, 10 dakika uzunluğunda bir video oluşturmayın. Hiç kimse orada durup 10 dakikalık bir video izlemez. Video, potansiyel müşteriye ilk 30 saniye içinde “onlar için ne olduğunu” söylemezse, giderler.

Görüşme

85-Müşteri veya müşteri adaylarınızla görüşme randevusu alın

Fuar alanlarında ciddi bir dinamiklik ve hareket farkedersiniz. Fuar zaten 4-5 günlük bir süreye sıkıştığı için o kısa süreyi çok iyi değerlendirmek gerekir. Müşteriler veya potansiyel müşterilerle görüşmeleri iyi planlamalısınız. Görüşmelerinizi 30 veya 60 dk da bir yapabilirsiniz. Karşılıklı firmadan saat teyidi aldıktan sonra görüşme takviminiz oluşacaktır.

86-Ziyaretçinin fuara kolay girmesini sağlayın

Fuarların çoğu ücretli girişlidir. Fakat fuar firması size online davetiyeler verir. Bu davetiyelerle siz müşteri adaylarınızı fuar alanına ücretsiz ve kolayca sokabilirsiniz. Süreç şu şekilde işleyebilir.

• Fuarcı firma size müşterilerinize dağıtmak için örneğin 50 tane davetiye kodu verir.
• Siz bu davetiye kodunu müşteriye verirsiniz.
• Müşteri kapıda girerken ücretsiz davetiye kodunu görevliye verir.
• Görevli ona yaka kartını verir.
• *Fuar firmasının websitesinden kodu girerek yaka kartını pdf olarak oluşturabilir ve cep telefonunun ekranından barkodu oluşturarak da girebilir. Bu sıra beklemeden hızlıca giriş yapmasını sağlar.

*Not: Fuar firmasının uygulama şekilleri birbirinden biraz farklılık gösterebilir.

87-Fuarlarda Misafirlerinizi ağırlayın

Fuara katılan şirketlerin, fuar süresi boyunca yürüteceği en önemli çalışmalardan bir tanesi de, standa gelen konukların ağırlanması ve en iyi şekilde misafir edilmesidir. İyi ağırlama firmayı iyi gösterir ve müşteri ilişkilerinin geliştirilmesi bakımından da önem taşır.

Şirketin önem sırası ve bütçesine göre değişiklik gösterse de ağırlama şunları kapsayabilir;

• Hafif yiyecek ve içecek ikramı
• Ürün numunesi
• Küçük hediyelik eşyalar
• Rahat sandalye ve masa
• Konaklama gideri karşılanması (bütçe uygunsa)
• Yemeğe çıkarılması

88-İkramları küçük porsiyonlarda tutun

Önemli olan iş konuşmak. Sürekli bir şeyler atıştıran, ağzı dolu biriyle iş konuşmak zor olacaktır. Küçük bir bardak içecek ve az porsiyon atıştırmalık masada bulunmalı. Atıştırmalığı fazla koyarsanız gelen ziyaretçi sizin standınızda gereğinden fazla durup bir sonraki görüşmenizin saatini kaydırmanıza sebep olabilir. Görüşmenin 20-30 dk süreceğini düşünürseniz küçük porsiyon her şekilde olumludur.

89-Görüşmelerde yanınıza alacağınız diğer yardımcı materyaller

Fuara ister ziyaretçi ister katılımcı olarak gidin aldığınız notlar ve kartvizitler fuarın ana amacıdır ve en önemli hazinedir. İkili görüşmelerde veya heyet görüşmelerinde şunları yanınızda bulundurmalısınız.

• Kartvizit
• Görüşme defteri (1-2 tane A5 veya A6 boyut olabilir)
• Zımba (kartvizitleri defterin sayfalarına zımbalamak için)
• Zımba teli (yedeklemek için)
• Tükenmez kalem
• Küçük bir tekerlekli çanta (fuar alanında gezerken topladığınız kataloglar için)
• Firmanızın mini veya tam katalogu
• Tablet pc (ürün katalogu, broşür, ürün resmi gibi dökümanların dijital versiyonlarını göstermek için)

90-Herşeyi not alın, sonra unutuluyor

Fuar yoğunluğunda standa bir çok kişinin geleceği düşünüldüğünde yapılan tüm görüşmelerin akılda kalmayacağı kesindir. Tüm konuşmalarınızı not almalısınız. Bir görüşmede kartvizit alıp defterinize zımbalayıp geçmeyin, mutlaka not alın. Çünkü kartvizitlere bakarak fuar sonrasında pek bir şey hatırlanmıyor.

91-Kartvizit çok önemli

Fuarlarda müşteri adaylarının çoğu hala eski moda kartvizitlerle yakalanıyor.

EXHIBITOR dergisi tarafından yapılan bir ankette, ticari fuar pazarlamacılarının çoğunluğu ticari fuarlarda iletişim bilgilerini yakalamak için kartvizit topladıklarını söyledi. Akıllı cihaz uygulamalarının büyümesi göz önüne alındığında bu şaşırtıcı.

92-Fuarda ürünün tekniğinden anlayan birini yanınızda bulundurun

Fuarda çok güzel bir stand hazırladınız ve tüm satış ekibiniz standta hazır bekliyor. Ziyaretçiler gelip gelip gidiyor. Biraz da yüzleri memnuniyetsiz mi gözüküyor sanki?

Neden olabilir?

Bir sebebi şu olabilir.

Sattığınız ürünün satış koşullarını, fiyatını, stoğunu iyi bilen geniş bir satış ekibi var ama ürünle ilgili teknik bir soruyu cevaplayabilecek insan yok.

Örneğin mürekkep satıyorsunuz ama “şu model inkjet makinede kullandığımda ne kadar sürede kurur” sorusunun cevabını verecek kimse bulunmuyor.

Asıl ürünü alacak satınalmacının soracağı sorulara hazırlıklı olmayan satış ekibi yerine bir teknik uzman çok yardımcı olur.

93-Fuar alanının dışında toplantı alanı bulun

Bazen fuar alanının karışıklığında konuşmak yerine sessiz bir odada uzun uzun konuşmak istediğiniz konular olabilir. Uzun uzun dediysem herkese 30 dk ayırdığınız bir fuarda 1 saat görüşme yapmak isteyebileceğiniz müşteri adayı olabilir. Toplantıyı fuar standının dışına taşıyabilirsiniz.

Örneğin;

• Toplantı salonu kiralayabilir
• Otelde görüşebilir
• Akşam yemeğinde görüşebilirsiniz.

94-Toplantı salonları kiralayabilirsiniz.

Fuarlarda toplantıyı sakin bir yerde yapmak için toplantı odası arayanlara fuar firması toplantı salonu kiralayabiliyor. Fuar alanından biraz uzaklaşmak için toplantı salonu kiralama fikrini düşünebilirsiniz.

Toplantı salonları yine fuar salonunun yakınında olup içinde yiyecek ve içecek ikramları olan yerlerdir. Fuar firmasının tarifesine göre saatlik veya günlük kiralayabilirsiniz.

95-Misafirinizi akşam yemeğine götürün

Bazı özel misafirleriniz olabilir. Onlarla daha iyi ilişkiler geliştirmek isteyebilirsiniz. Onunla daha iyi zaman geçirmek için fuar alanının dışında da görüşmek, akşam yemeğine götürmek isteyebilirsiniz. Önceden o civardaki restorantları araştırmanız size hızlı karar almanızı sağlar. Yemekte hem dinlenirsiniz hem uzun uzun görüşme yapabilirsiniz. Gittiğiniz ülkede Türk restorantı varsa oraya götürmek isteyebilirsiniz.

96-Fuar sonrası için randevulaşın

Tam müşterinizi buldunuz. Sizin iyi bir müşteri olabileceğini düşündüğünüz kişiyi bulduğunuzu düşünüyorsanız mutlaka fuar sonrası için randevulaşın.

• Ofisine gidin
• fuar bitiminde dışarıda görüşün
• kendi fabrikanıza davet edin
• somut gün ve saat belirleyin

Mutlaka randevulaşın, telefon numarasını alın.

97-Fuar akşamları standlardaki veya dışarıdaki etkinliklere katılın

Bazı firmalar size mal satıyor olabilir. Aynı fuardasınızdır. Ve o akşam kokteyli yapmıştır. Katılın! Orada farklı firmalar ile bağlantıya geçebilirsiniz. Nereden ne çıkacağı belli olmaz. Bazı firmalar fuar alanı dışında alan kiralayıp yemek veriyor olabilir. Biz daha önce katılmıştık ve taa avustralyadan bağlantı kurup ürün satmıştık. Fuar zamanı her etkinliğe katılmanızda fayda vardır.

98- İş – Network Etkinliklerine katılın

Fuarlarda asıl amaç fuar standında ürünün yanında yapılan görüşmelermiş gibi gözükebilir.

Fakat fuar alanında veya farklı yerlerde fuar firmasının veya katılımcı firmalardan birinin düzenleneceği kendi sektörünüzden çeşitli firma yetkilileriyle buluşabileceğiniz tanışma ve ağ kurma toplantıları olur. Bu tür network toplantıları çeşitli insanlarla tanışmanızı da sağlayabilir.

Farklı isimler verilebilir.

• Satın alma heyeti
• Roof top toplantısı
• Resmi alım heyeti
• Buyers meeting

Bu tip organizasyonlar ya ücretsizdir ya da cüzi bir ücretlidir.

Bazı etkinliklerde bir satın alma taahhüdünde bulunmanız durumunda sizin, etkinliğe katılım, konaklama hatta bazı etkinliklerde seyahat masraflarınızı da karşılayabiliyorlar.

Tüyapın düzenlediği bir satın alım heyeti şeyle idi;

Fuar alanına yakın bir odaya masalar konulmuş ve satınalım yapmak isteyen çeşitli ülkelerden firmaların yetkililerine birer masa tahsis etmişlerdi

Fuar bitiminde söküm

99-Söküm

Her fuar için önceden belirlenen stand kurma ve sökme tarihlerine ve saatlerine titizlikle uyulmalıdır. Fuarın son gününde resmi kapanış saatinden önce standdaki ürünleri boşaltmak ve stand dekorasyonunu sökmek kurallara uymak açısından önemlidir. Bu kurallara uymayan katılımcı firmalar cezai yaptırımlarla karşılaşabilirler.

Söküm işlemi genelde şu şekilde sıralanır;

• Fuarın kapanış günü genellikle akşam 18:00’den önce, beklenmeden ürünler toplanır ve stand boşaltılır.
• Fuar bittiği gün 20:00 den önce arabanız otoparka bile giremeyebilir. Yük taşınmaya izin vermeyebilirler.
• Standların sökülmesi genellikle fuarın son gününden sonraki günlerde gerçekleşir.
• Fuar alanında söküm işlemi genellikle 1-2 gün sürebilir.

Söküm saatinde ise herkesin sorumluluk alanına düşen görevleri hızlıca yerine getirmesi ve standın 1-2 saat içinde boşaltılması önemlidir.

Ürünleri toplama işleminde planlı olmak zaman kazandırır ve karışıklığı ortadan kaldırır. Fuar bitim saatinden sonraki 2-3 saat, fuar stand personeli için kritiktir. Bu süre zarfında, herkesin hangi ürünleri hangi kolilere paketleyeceği önceden planlanmalıdır. Ürünleri raflara dizerken kolilerini atmayıp saklamanız önemli. Artık lazım olacak.

Fuar için planlı bir hazırlık sürecinde, söküm aşamasının belki de en kısa süreli aşama olduğunu unutmamak önemlidir.

Söküm aşamasında, ürünlerin paketlenmesine ve geri gönderim hazırlığına özel bir dikkat gösterilmelidir.

Fuar lojistik şirketi ve stand yapım şirketi ile çıkış planını iyi organize etmek, kritik ürünlerin fuar sandıklarına düzgün bir şekilde yerleştirilmesini sağlamak, bir personelinizin fuar alanını terk etmeden önce kontrol etmesini sağlamak gereklidir.

100-Söküm dışı işlemler

Fuar etkinliğinin sona ermesiyle birlikte, fuarla ilgili yapılması gerekenler bitmez. Fuar bitiminde ilk olarak yapılması gerekenler şöyle sıralanabilir:

• Fuar alanına götürülen ürünlerin sayımının yapılması
• Fuar süresince alınan hizmetlerin (elektrik, tesisat, marangoz vb.) ücretlerinin ödenip ödenmediğinin kontrol edilmesi,
• Telefon, su, elektrik gibi kullanılan hizmetlerin kesilmesi,
• Ürünlerin dönüş için nakliyeye hazır hale getirilmesi,
• Organizatör şirket ile gerekli görüşmelerin yapılması ve evrakların doldurulması.

Fuar sonrası müşterilerle iletişim

101-Fuardan sonrası çok önemlidir

İlk iletişimin kurulduğu yer olsa da asıl iş fuar sonrası bitiriliyor. “Fuar sonrası süreci” fuar planının içinde olması gereken en önemli bölümlerdendir. Fuardan sonra belki de aylar sürebilecek bir ikna sürecine giriliyor.

Fuardan verim almak için sadece fuar öncesi ve fuar süresince değil, fuardan sonrasını da kapsayacak bir çalışmayı planlamamız gerekir.

102-Fuar sonrası ekibe izin verin

Fuar; küçük bir alanda çok fazla elektrikli cihazın bulunduğu, uğultulu, sürekli ayakta durulan 4-5 günlük bir süreç. Öncesinde de yoğun bir hazırlığı oluyor ve ekip çok fazla yoruluyor. Fuardan sonra iki gün izin verin herkes evinde dinlenip işlerini halletsin. Geri geldiklerinde enerjik gelebilirler. Yoksa jetlag olmuş gibi uzun süre yorgunluğunu atlatamayabilirler.

103-Fuar dönüşü tüm kartvizitleri veritabanınıza işleyin

Kaydedeceğiniz karvizitler fuarın en önemli verisidir. Sisteminize işleyin. Düzenleyin ve emaillerini bir liste halinde email programınıza yükleyin. Kartvizitleri ve notlar aldığınız defteri iyice inceleyin. Her müşteri farklı bir talepte bulunmuş olabilir. Biri sadece 1 ürünün numunesini istemiş olabilirken diğeri tüm kataloğu istemiş olabilir.

104-Fuardan sonra email yollayın

Fuardan sonra ne zaman email yollayacağız?

Hemen! Hiç beklemeden

Asıl iş fuardan sonra başlıyor.

Fuardan sonra aldığınız kartvizitlere email yollamak gerekir. İlk önce ziyaret ettiği için teşekkür emaili yollamalısınız. Sonra satış emailleri yollayabilirsiniz. Bir email listesi oluşturup topluca göndermek sık karşılaşılan bir yoldur ama kişiye özel email yollarsanız çok şık durur.

105-Fuarda görüştüklerinize kendinizi hatırlatın

Fuar sonrası email yollayacaksınız. Fakat sadece isimden ve yazınızdan sizi hatırlamayabilir. Gelen ziyaretçi fuar alanında 50 firma varsa en az 20 tanesini ziyaret ediyor. Sizi farklı olarak hatırlayabilmesi için yolladığınız emaile en az 1 fotoğraf çektirin ve onu koyun. Eğer beraber fotonuz yoksa standın resmini koyun ki emailin kimden geldiğini anlaması kolay olsun.

106-Fuardan sonra yazacağınız emailin içeriği

Fuardan sonra teşekkür, hatırlatma ve satış sözleşmesine giden yolu açan bir email atmanız gerekir.

Fuar sonrası süreci yaşamak için fuarı yaşadık bir bakıma. Fuar sonrası süreci satışa götürmek bir nevi tüm yaptığınız masraf ve eforu onurlandırmak demektir.

Teşekkür emailinin içinde herkese gönderirken kullanabileceğiniz ortak veriler ve kişiye göre özelleştirebileceğiniz bir bölüm olmalı

Kişiye göre özelleştireceğiniz bölümde şunlar olabilir. (defterinize aldığınız notlar sizi yönlendirecektir)

• Kişinin ismi
• Beraber çekilmiş fotoğraf
• Talep ettiği katalog, fiyat istesi, ürün MSDS’i, ürünlerin website linki

Konu satırında şunlar olabilir

• Fuar siparişinize size özel +4% iskonto
• Tüyap Mermer Fuarındaki ürün MSDS talebiniz

Konu satırında aşağıdaki başlıklar klasik kalıyor ve soğuk duruyor. Daha etkili ve spesifikler daha fazla etki oluşturuyor;

• Teşekkür yazısı
• Fuara geldiğiniz için teşekkürler vb.

E-mail girişte şu cümleler daha profesyonel gözükebilir

• Geçen hafta Messe Trade Show’a katılımınız için içten teşekkürlerimi ifade etmek için bir dakikanızı ayırmak istedim.
• Geçen hafta Messe Trade Show’da bize katılmanız harikaydı ve katılımınız için size şahsen teşekkür etmek istedim.

İngilizcesi;

• I wanted to take a moment to express my sincere gratitude for your attendance at Messe Trade Show last week.
• It was wonderful to have you join us at Messe Trade Show last week, and I wanted to personally thank you for your participation.

107-Örnek teşekkür e-maili

*

Merhaba Müşteri adı,

Geçen hafta Messe fuarında standıma uğrayıp sohbet ettiğiniz ve şirketimizle ilgilendiğiniz için teşekkür ederim. Sizinle tanışmak çok güzeldi.

Akrilik duvar boyasını sizinle tartışmak güzeldi ve başka sorularınızı yanıtlamak için bazı dijital kaynaklar göndermenin yararlı olabileceğini düşündüm

• • • Akrilik duvar boyası MSDS (Link)
    • Duvar boyası kataloğu (Link)

Sorularınızı yanıtlamak ve sonraki adımlar hakkında sohbet etmek için sizinle hızlı bir zoom görüşmesi ayarlamayı çok isterim.

Önümüzdeki hafta 10 Şubat’ta 15 dakikalık bir zoom görüşmesi için boş zamanınız var mı?

Standımızı hatırlaman için aşağıdaki fotoğrafı da gönderiyorum

Teşekkür ederim,

Bi sorunuz olduğunda iletişime geçmekten çekinmeyin

Osman Osmanoğlu

*

İngilizcesi;

*

Hello Customer name,

Thanks for stopping by my booth for a chat and interest in our company at Messe trade show  last week. It was so nice to meet you.

It was nice to discuss acrylic wall paint with you, and I thought it might be helpful to send along some digital resources to answer any further questions

• • • Acrylic wall paint MSDS (Link)
    • Wall paint catalogue (Link)

I would love to set up a quick zoom call with you to answer any questions and chat about the next steps.

Do you have any free time on 10th February next week for a 15-minute zoom call?

I am also sending you the photo below to remind you of our stand

Thank you,

Please don’t hesitate to contact us when you need

Osman Osmanoğlu

*

108-E-mail attıktan sonra kişiyi hemen arayın

E-maili attık. Şimdi ne yapacağız? Aramasını mı bekleyeceğiz?

Hayır, biz arayacağız. Hem de hemen!

Standınıza gelen müşteri sizi aramayacak, hiç beklemeyin. Sıcağı sıcağına hemen iletişime geçin.

Fuarda yüzyüze görüştükten sonra kuru bir email atmak etkisiz kalabilir.  En sıcak, en samimisi telefon edip hal hatır sormaktır. Sesinizi de hatırlasın. Canlı canlı karşısında durduğunu bilsin. Yazıya göre ses daha iyi etki yapar. Mümkünse zoom toplantısı yapın. Gerekirse, müşteri müsaitse, sektörünüz, işiniz uygunsa hemen standınızda sizi ziyarete gidene bir iadeyi ziyarete gitmek çok makbul olabilir.

109-Kendi ofisinize – fabrikanıza davet edin

Fuarda tanıştıklarınızdan güçlü adayları fabrikanızı gezmek ve üretim hattını görmek için iş yerinize davet edin, hemen gün belirlemeye çalışın. İş yeriniz biraz da göz doldurucu büyüklükte ise daha etkili bir izlenim bırakırsınız ve sipariş almanız kolaylaşır.

110-Fuar sonrası ofis – fabrika gezileri yapın

Fuar alanında görüşmek her zaman yetmeyebilir. Fuardan sonra sözleştiğiniz firmalarla ofislerinde buluşmanın yollarına bakmalısınız. Bu harika bir gelişme olabilir. Ofis ziyareti görüşmelerin daha ciddiye bindiğini de gösterir. Fuardan sonra hemen iş yeri ziyareti canlı canlı iş fırsatı oluşturmanızı sağlayabilir.

Küçük bir ihracat ülkesine gittiyseniz fuardan sonra zaman kaldıysa satış noktalarına gidip katalog bırakıp fuara davet edebilirsiniz.

Örneğin Irak’ta Erbilde fuara katıldınız. Fuardan bir kişi öğleden sonra çıkıp toptancıların olduğu bölgeye çıkıp perakende veya toptancıları ziyaret edebilir ve katalogunu ve davetiyesini bırakabilir. Makedonya’nın başkenti Üsküpte bir fuara katıldınızsa ve fuar alanından çıkabilecek bir kişi varsa merkezdeki perakende noktalarını gezebilir ve fuara davet edebilir, katalog bırakabilir.

Fuardan sonra fuar ülkesini veya bazen yan ülkeyi ziyaret etme şansınız her zaman olmayabilir. Ama şans verirseniz hatta yanınızda bir tercümanla fuardan sonra gezerseniz yerel dağıtıcı bulma şansınız artar.

111-Fuar sonrası 6 kez iletişime geçin

Exhibitor Magazine’e göre, bir görüşme yapan katılımcı başına ortalama maliyet 276 $’dır. Şirketinizle bir görüşme yapan bu katılımcılar aslında bir müşteri adayıdır. Potansiyel müşteri başına 280 dolara yakın bir ödeme yapıyorsanız, bu potansiyel müşterinin etkili bir şekilde beslenmesi ve potansiyel müşteriden müşteriye dönüşmesi için üzerinde çalışılması gerekir.

Çoğu şirketin fuar sonrası stratejisi şuna benziyor:

Müşteri adayına bir e-posta göndermek ve anlaşmayı kazanmayı ummak. Cevap vermezse, kayıp olarak işaretlemek.

• Satış elemanlarının %50’si ilk temastan sonra pes eder.
• 65’i ikinci temastan sonra vazgeçer.
• 80’i üçüncü temastan sonra vazgeçer.
• 90’ı dördüncü temastan sonra pes eder.
• Beşinci temastan sonra, büyük olasılıkla ayakta kalan son kişi ve potansiyel müşterinizin zihninde hala en üstte olan tek kişi sizsiniz.

Deneyimli bir satış temsilcisi, yeni müşteri adaylarının çoğu zaman ilk denemelerinde telefona cevap vermediğini bilir. Aslında, ilk denemede iletişime geçme olasılığınız %48’dir. Ancak yeni başlayanları profesyonellerden ayıran şey şudur: 3. denemede temas kurma olasılığınız %81’e, 6. denemede ise %93’e yükselir.

• Yeni başlayanlar “Eğer gerçekten ilgilenselerdi, ilk seferinde cevap verirlerdi ya da beni geri ararlardı” diyor.
• Tecrübeliler ise şöyle der “İlk denemede temas kurma olasılığı %50’den azdır. Ne kadar çok takip edersem, temas kurma olasılığım o kadar artar.”

Elbette bu, bir hafta içinde altı kez takip etmeniz gerektiği anlamına gelmez.

Çoğu satış temsilcisinin düştüğü yer burasıdır.

Ne kadar çok arama yaparlarsa, aslında tam tersini yapmaları gerekirken bir sonraki aramayı yapma olasılıkları düşer.

İyi haber şu ki, satış temsilcilerinin çoğu ilk denemeden sonra pes ediyor. Bu size anlaşmayı kazanma konusunda büyük bir avantaj sağlar. Çünkü herkes temas kurmayı bıraktığında ve geriye bir tek siz kaldığınızda, bu durum anlaşmayı kapatma olasılığınızı büyük ölçüde artırır.

112-Devlet teşvikleri

Ülkemiz devlet teşvikleri konusunda birçok ülkeden çok daha fazla ihracat desteği veriyor.

Aşama aşama ilerlediğinizde

• piyasa ziyareti
• depo kiralama
• bir müşteri bulup raf kirası ödemesi
• yaptığınız reklam
• fuar harcamaları

gibi yaptığınız satışın her aşamasında devlet desteği alabiliyorsunuz. Tek şart var, tüm kurallara uyacak şekilde evrakları hazırlamanız gerekiyor. Ek evrak isterlerse de hemen temin etmeniz gerekiyor. Bazı yıllar şartlar değişiyor ve bunu takip eden bir ajansla çalışmanız kendinizi güncel tutmanıza yardımcı olur.

• Önce fuarın desteklenip desteklenmediğine bakmalısınız.
• Fuar desteklenmiyorsa fuardan 3 ay önce başvurup desteklenen fuarlar listesine eklenmesini talep edebilirsiniz.
• Yurtdışı fuar teşviği şartları bazen güncelleme alsa da 2024 yılında fuar öncesi bildirim yapmanıza gerek bulunmuyor.
• Fuar bittikten sonra 3 ay içinde evrakları tamamlayıp e-devlet üzerinden başvuru yapabiliyorsunuz.
• Devlet teşviği metrekare üzerinden yaptığından alan kirası faturası, ödendi dekontu, fuar resimleri gibi evrakların olduğu listeyi ajansınız size gönderecektir.
• Ticaret Bakanlığı tarafından destek kapsamındaki yurtdışı fuara katılım sağlamanız durumunda yılda mikro firmalarda 10, makro firmalarda 5 fuara kadar destek müracaat talebinde başvuru yapabiliyoruz.
• Yurtdışı fuar özelinde ilgili fuar, prestijli fuarlar listesinde ise prestijli olarak da 2 kez destek talebinde bulunabiliyoruz.
• Aynı fuar için en fazla 10 defa destek alınabilir.
• Fuar idaresinin kestiği fatura firma ünvanınız adına kesilmeli. Faturada kaç m2 alan kiralandığı yazılmalı.
• Tüm ödemeler banka kanalıyla yapılmalıdır. Fuara katılım sağlayan firma tarafından ödemeler yapılmalı (işlemler sonrası beyan edilecek evraklarda banka kanalıyla yapıldığını gösteren banka dekont asılları yada ödemeler kredi kartı ile yapıldıysa kredi kartı ekstresi banka onaylı ekstre asılları ilgili birime sunulmaktadır, ödemeler şirket kredi kartı veya işverenin kredi kartı ile de yapılabilir)
• Çek ile yapılan ödemelerde çekin bir örneği ile çek bedelinin ilgili hesaptan çıktığına dair banka onaylı hesap ekstresinin veya ödeme dekontunun ibrazı zorunlu olup; hesap ekstresinde çekin ilgili hesaptan çıktığı tarih ödeme tarihi olarak esas alınır. Müşteri çeki veya cirolu çek ile yapılan ödemeler destek kapsamında kabul edilmez.
• Fuar bitmeden fuardan ayrılmamalısınız.
• Fuarda müstakil bir standı başka bir katılımcı ile paylaşmak suretiyle katılımcı fuar desteğinden sağlanamaz.
• İngilizce haricindeki yabancı dillerde düzenlenen harcama/ödeme belgelerinin ve sözleşmelerin yeminli tercüman tarafından Türkçe tercümelerinin yapılması gerekmektedir.
• Fuarda yabancı markaların ismi, logosu sergilendiği takdirde fuar desteğinden katılımcı faydalanamaz.
• Firma kep adresi ve elektronik imza fuar destek müracaat dönemi güncel olmalı.
• Müracaat sonrası incelemenin ardından bakanlığın talep etmesi durumunda benzer evrak ve bilgiler istenebilir.

FUAR DESTEKLERİ İLE İLGİLİ GEREKLİ EVRAKLAR

1. imza sirküleri (Tüm sayfalar)

2. Kapasite Raporu renkli fotokopi (Güncel ve geçerliliğinin müracaat dönemi devam etmesi gerekir yada fuardan önce kapasite raporu için müracaat edilmesi gerekir)

3. Katılımcının fuara katıldığını ve metrekare bilgisini gösterir belgenin/faturanın aslı veya örneği (Katılımcı adına kesilmiş ve metrekare bilgisini gösterir yer kirası faturası) (Milli katılım gerçekleştirilen fuarlar için bu madde ile ilgili belge ibrazı aranmamaktadır.)

4. İlgili fatura için ödemelerin yapıldığını gösterir banka onaylı ödeme belgesi yada kredi kartı ekstresi

* İlgili banka kaşe imzalı.
* Swift mesajlarının da banka onaylı aslı olması gerekmektedir.

5. Müracaat yılına ilişkin İhracatçı Birliği üyelik aidat makbuzu örneği veya Birlik internet sitesi www.immib.org.tr adresinde “Online işlemler” bölümünden vergi numarası ile yapılan sorgulama çıktısı,

6. Dosya işlem bedelinin (30TL) ödendiğini gösteren ödeme makbuzu, İnternet bankacılığı üzerinden alınan dosya işlem bedeline ilişkin dekonta banka onayı yaptırılmasına  gerek bulunmamaktadır.)

7. Fuarın genel kataloğu. Tüm firmaların isimlerinin geçtiği katalog. (kataloğun ilk sayfası son sayfası ve firma ünvanınızın isminin geçtiği sayfa yeterli)

8. Fuarda standınızın farklı açılardan çekilmiş fotoğrafı 5-10 adet görüntü yeterli.

9. Fuar için yurtdışında giden firma yetkili/çalışan için uçak bileti görüntüsü, konaklama faturası bize iletebilirsiniz.

Sonuç olarak

Fuarlar ortalama 4 gün yani 36 sat süren, her saatin çok önemli olduğu ticari etkinliklerdir. Fuarları iyi değerlendirirseniz çok verim alabilir ve müşteri edinme maliyetinizi çok düşürebilirsiniz. Fuarlara öncesinde iyi hazırlanıp, 4 günü en verimli şekilde geçirip fuar sonrasında doğru hamleler yaparak müşteri ağınızı ve aldığınız siparişleri büyütebilirsiniz.

Fuarın seçimi, hazırlığı, nakliyesi, müşteri çekme, reklam, söküm, devlet teşvikleri, müşteri ziyaretleri gibi birçok aşama hakkında yukarıda tecrübeyle sabit ve araştırma destekli bilgiler okudunuz.

Bu aşamaları verimli şekilde geçirirseniz fuarınızdan aldığınız verimin de artacağını göreceksiniz.

Sizin de uyguladığınız taktikler varsa lütfen yorumlar kısmında ekleyin

Kaynak

https://www.expomarketing.com/blog/

https://www.tradeshowlabs.com/blog

https://www.fuarista.com/category/fuarkatilimcisinatavsiyeler/

https://tr.messefrankfurt.com/turkey/tr/fuarlara-hazirlik.html

https://www.mncpa.org/about/market-to-cpas/events/articles/tradeshow-exhibitor-tips/

https://tradefest.io/en/blog

https://www.youtube.com/watch?v=iUwcMIrVgjQ

https://cdn2.hubspot.net/hubfs/2247797/Trade%20Show%20Checklist.pdf

https://www.freeman.com/resources/