ÇAPRAZ FONKSİYONEL TAKIM VE 21 TÜYO6 min read

Çapraz fonksiyonel takım firma içinden çeşitli fonksiyonlardan bir araya toplanmış tek proje için çalışacak ekiptir. Finanstan, pazarlamadan, operasyondan ve insan kaynaklarından yönetici veya uzman karma bir ekip oluşturulabilir. Firma içinden vaya dışından olabilir. Mesela tedarikçilerden ve müşterilerden ekibe katılan olabilir. Ekipte doğru insanların olması başarı için kritiktir.

Başarısız örnek: Büyük bir teknoloji firmasında 3 bölümün katıldığı bir proje için 100 milyon dolar yatırılıyor. Ekipteki birçok yönetici iki yıl öncesinden projenin sonu olmayacağını biliyormuş. Fakat hiç kimse yönetime projenin işe yaramayacağını söylememiş, ancak iki sene sonra firma projenin fişini çekmiş.

Başarılı örnek: 2.000’li yıllarda Cisco firması pazarlama, yazılım mühendisleri, üretim, kalite kontrol ve müşteri hizmetlerinden oluşan bir çapraz fonksiyonel takım oluşturuyor. Amaç; router hatlarının güvenliğini arttırmak. Neredeyse 100 kişinin katıldığı toplantılar yapıldı. Çekirdek kadro ise 20 kişiydi. Küçük bir yönetici grup vardı. Bu tür çapraz takım uygulaması işe yaradı ve iyi iş çıkarıldı. Cisco şimdi piyasada en iyi router güvenlik dağıtıcısı.

Çapraz fonksiyonel takımlar her zaman iyi çalışmaz. Bir 2015 araştırmasına göre araştırmacılar çapraz fonksiyonel takımların 75% inin etkili çalışamadığını buldu. Bu çapraz takımlar birçok noktada başarısızlığa uğruyorlar. Örneğin;

• Bütçeye uymuyorlar.
• Zamanlamaya uymuyorlar.
• Belli özelliklere sadık kalamıyorlar.
• Müşteri beklentilerini karşılayamıyorlar.
• Firmanın hedefleriyle aynı çizgide olamıyorlar.
• Firmanın sistemik bir yapısı bulunmuyor.
• Ekip içi anlaşmazlıklar yaşanabiliyor.
• İletişim net değilse, amaçlar net değilse çapraz takımlar zayıflıyor.

Açıkçası kimse 75% in içinde olmak istemez. Daireler etrafında dönüp ve amaca ulaşamayan bir ekip hem yönetimi hem ekibin bireylerinin zamanını çalar. Peki, nasıl kaçınmalıyız? İyi bir çapraz fonksiyonel takım nasıl iy yönetilr ve iyi sonuç alınır? İşte 34 yöntem;

1. Ekbinizi sürekli besleyin Çapraz fonksiyonel takım beraberce öğrenir ve kendini geliştirir. Ekip üyeleri kendi uzmanlığında kendi başına düşünecek tabiî ki fakat ekibinizi ara ara toplayıp büyük resmi beraberce bakın. ve ekip içinde birbirleriyle paylaşımların olduğundan emin olun. Unutmamak lazım ki bir araya toplandıkça takım olunur.
2. İyi çalışanları tebrik ve takdir edin. Geniş bir ekibin önünde tanınmak ekip üyelerinin daha motive olmasını sağlar. Çapraz fonksiyonel takım yönetime moral yükseltme fırsatını verir. İlla ki büyük başarıları beklemeden küçük zaferleri de mutlaka kutlayın.
3. Uzmanlar birbirlerinin işlerine yorum yapabilirler. Prensipte beraber rahat çalıan bir ekip birbirleri hakkında varsayımlarda bulunmaya başlayabilirler. Bir yazılımcı tasarımcının işinin ne kadar süreceğini kendince varsayabilir veya kalite kontrolcü kodlamanın ne kadar sürede bitebileceğini kendince öngörmeye çalışabilir. Bu iyi olabilir! İşleri hızlandırır ve çapraz takımın içindekilerin birbirlerini tanımaya başladıklarını gösterir.Gerçekte çapraz fonksiyonel takımda harika bir iletişm akışı olur ve bireyler birbirinin rolü hakkında varsayımlarda bulunmazlar.
4. Beklentileri netleştirin. Ekipteki her kişinin ve yöneticisinin projeye ne kadar zaman ayırması gerektiğini ve herkesten beklentilerinin ne olduğunu bilmelerini sağlayın.
5. Net amaçlar özgürlüğü (otonomiyi) tetikler.Çapraz fonksiyonel takımda karar verme alttan yukarıdır. Yol planına karar verilir ve duruma göre değiştirme özgürlüğünü elde tutarlar. Lidere düşen çok net amaçlar ve sonuç beklentileri belirlemektir.
6. İletişim, iletişim, iletişim. Çapraz fonksiyonel takımın üyeleri arasında bekleyen görevleri, güncellemeleri, diğer kişilerin tamamladığı işleri birbirleriyle paylaşılıyor olmalı. Çapraz takımın üyeleri arasında iletişimi de kolaylaştırın. Sadece telefonda değil tüm iletişim araçlarını kullanabilirsiniz. İletişim çapraz takımın üyelerini birbirine daha çok bağlar. İletişim bir liderin güven oluşturması için elindeki en önemli araçtır.
7. Yukarıdan aşağı katmanlar yaratın. Hiyerarşinin pek kalmadığı günümüzde garip bir fikir olabilir fakat karışık durumlarda karar vermek gerektiğinde bir lider takımı olmalı. Otoritenin ölçeğini de önceden belirlemeniz gerekir.
8. İlk başarılar önemlidir, hızlandırın.Çapraz fonksyonel takımın üyeleri ilk başlangıçta belirsizlik ve kafalarındaki şüphelerden dolayı beraber çalışıp çalışamayacakları konusunda bile emin değildirler. Böyle durumlarda erken başarıları veya belirgin atılan adımları görmeleri özgüvenlerini destekler.
9. Fikir teatisi yapılmasına izin verin. Çapraz fonksiyonel takımın içinde çeşitli alanlardan uzmanlar bulunur, bu avantajı kullanın ve kendi aralarında değerli fikirlerini paylaşmalarını sağlayın.
10. Rollere odaklanın. Çapraz fonksiyonel takımda çeşitli işler yapmak için çeşitli uzmanlık alanlarından kıymetli üyeler bulunuyor. Çapraz takımın her üyesi belirsizlik içinde olmak istemez, liderler de “bu benim işim değil” lafını duymak istemez. Bazen işin kilitlenmesinin sebebi rolünün dışına çıkıp başkasının işini yapan çapraz takım üyesi olabilir. Rolleri yi tanımlamazsanız görev bazlı süreç yönetimi zor olabilir.
11. Açık bir diyaloğu teşvik edin. Çapraz takım üyeleri arasında açık, dürüst feedback ve iletişim olmasını sağlayın. İşlerin pürüzsüz ilerlemesi içn gereklidir.
12. Amaçları ve sorumluluklara ekiple beraber karar verin. Sık sık hatırlamak gerek ki çapraz fonksiyonel takımdaki ekibin bir sürü işinden biri sizin projeniz. Herkesin rolünü iyi yerine getirdiğinden emin olmak ve herkesin becerilerini iyice anlamak için birebir görüşmeler yapın. Çapraz takımdaki herkese en iyi uyan sorumluluğu karşılıklı karar ile verin. Araştırmalara göre çapraz fonksiyonel takımda amaçlar ve takım rolleri üzerine yapılan tartışmalar en büyük problem olarak biliniyor.
13. Büyük resmi sürekli hatırlatın. Çapraz fonksiyonel takımın her bir üyesi farklı işlerden gelip kendi uzmanlığındaki işi düşündüğünden sık sık büyük resimden kopabilirler. Bir çapraz fonksiyonel takımı olarak ekip üyelerine ara ara büyük resmi hatırlatın.
14. Teslim tarihlerini kesinleştirin ve sıklıkla kontrol edin. Ucu açık işler işin ciddiyetini de etkiler. Zamanı belli olan işlerde çapraz takım üyeleri daha verimli çalışır. Her irili ufaklı işlerin teslim tarihlerini belirleyin ve takip edin.
15. Kıdemli bir destek belirleyin. Ortaya çıkabilecek sorun tüm departmanları ilgilendirebileceği için tıkandığınızda destekleyecek, problem çözme yetisi kuvvetli, gerekli finans ve diğer kaynakları temin edebilecek üst yönetimden bir destek bulun. Kıdemli destek olmadan iyi bir ekip bile yanlış yola gidebilir.
16. Asla taraf tutmayın Çapraz fonksiyonel takımı lideri bazen muhalif takım üyeleri tarafından hakem olmaya zorlayabilir. Çeşitli bölümlerden gelen takım üyelerinin ters düşmeleri ihtimali daha fazladır. Tartışmada bir tarafa daha yakın olsanız da tamamen tarafsız olmanız size ekip içi uyum açısından fayda getirir. Daha da zoru taraflardan biri sizin departmanınızdan olması. Asla taraf tutmayın, ekip çi güven çapraz fonksiyonel takımlar için olduka önemldir.
17. Arada sağlık kontrolü yapın Bir çapraz fonksiyonel takım lideri olarak işin ilerleyişini kontrol etmek için bir sisteminiz olmalı. Arada periyodik sağlık kontrolleri yapın ve ilerleyişi görüşmek için toplantı düzenleyin. Eğer arada kontrol yapmazsanız projeyi şansa bırakıyor olabilirsiniz.
18. Güçlü yanlarına oynayın Bir yönetici olarak ekipteki herkesin yöneticileriyle konuşup, onların iyi olduğu yönlerini daha iyi anlamak için öğrenin. Güçlü yanlarını bilir ve güçlü yönüne odaklanırsanız hem çapraz takımınızın üyesini motive etmiş olursunuz, hem de ortaya çıkan iş daha iyileştirmiş olursunuz.
19. Çeşitliliği tanıyın ve destekleyin. Her fonksiyonel bölüm çapraz fonksiyonel takıma kendi alanındaki en iyi fikirleri, perspektif ve iyi iş yapma yolları bilgisini getirir. Tartışma yerine birlikte hareket etmeyi desteklemek için her grubun kendi fonksiyonunu ve projedeki spesifik rolü tanımlaması için gerekli konuşma ortamı oluşturun.
20. Takımın kaynaşmasını sağlayın. Herkes “hep çalış, oyun yok” kuralını bilir. Çapraz fonksiyonel takımlar aralarındaki bağı kuvvetlendirmek için iş dışı da buluşurlarsa iç iletişim daha etkili olabilir ve çalışma verimleri artar. Siz de bir çapraz takım lideri olarak takımınız için bazı haftalar tüm ekibi çay, kahve veya yemek için bir araya toplayın.
21. Güven başarı için çok kritiktir.Ekip üyelerinin liderle formal bir ilişkisi olmadığından, güven oluşturmak işlerin doğru gitmesi için önemlidir. Çapraz fonksiyonel takım liderliği tamamen güvenle ilgilidir. Güvenli bir ortamda, insanlar kendini organize eder, daha olumlu düşünürler ve daha doğru karar verirler. Lider olarak ekibe yakın olun, çapraz takımdaki insanların fikirlerine saygı duyun, katkılarını anlatın, çalışmalarını tanıyın ve olumlu olun.

Güçlü ve sağlıklı bir takım olduğunda her şey pürüzsüzce hallolur. Daha iyi ürünler çıkarırız, daha etkili satarız, uzmanca destekleriz ve sonuç olarak daha iyi para yaparız.