Firmalar veya bireyler halkla ilişkiler (PR) ajanslarıyla medya aracılığıyla itibarını korumak, iyileştirmek veya kurmak için çalışmalılar. İyi bir halkla ilişkiler (PR) ajansı organizasyonu analiz eder, pozitif mesajları bulur ve onları olumlu hikâyelere çevirir. Haberler kötü olduğunda halkla ilişkiler (PR) ajansı en iyi cevabı bulur ve hasarı en aza indirir. Birçok PR profesyoneli eski gazetecidir veya muhabirdir, yani hikayeyi en iyi anlatmanın ve editöre ve muhabire ulaştırmanın yolunu bilirler.
Halkla ilişkiler (PR) ajansı uzmanları müşteri firmalarının hedef kitleleri ile aralarında bir bağ kurup kamu imajlarını iyileştirmek için çeşitli araç ve teknikler kullanırlar. Bu araçlar haber bülteni, medya beyanatı, halk etkinliklerine kongrelere ödül törenlerine katılma vs olabilir. Halkla ilişkiler (PR) ajansı aynı zamanda sosyal medya ve blogları kullanabilir. En nihayetinde halkla ilişkiler (PR) ajansı firmasının hedef kitlesine müşteri firmasını daha iyi tanımasına yardımcı olur. Halkla ilişkiler (PR) ajansının başlıca yaptığı işleri şunlar olarak düşünebiliriz.
- Firmanın/markanın hikâyesini anlatırlar Halkla ilişkiler (PR) ajansı reklamın üstüne bir katman daha koyar ve mesajın daha iyi ulaştırılmasını sağlar. Eğer makale okuyor, basın bülteni okuyor, etkinlik görmüş iseniz orada bir halkla ilişkiler (PR) ajansı çalışıyor demektir. Halkla ilişkiler (PR) ajansı markanın basılı iletişimde, radyoda, TV’de veya online ortamda zengin hikayeler yaratır ve medyada yayınlanmasını sağlar.
- Kriz durumlarında ana yardımcıdır. Firmanın medyada çıkan olumsuz bir haberinin etkisi çabuk yayılabilir. İstenmeyen bir durumla karşılaşmamak için halkla ilişkiler (PR) ajansı böyle durumlarda firmanın sesi olur ve gerekli algıyı yaratmak çin çalışır.
- Müşterileri daha iyi anlamak için araştırma yaparlar. Bir bilgiyi doğru vermek için hedef kitleyi tanımanız gerekir. Bu özellikle herhangi bir tartışmayı sakinleştirmek ya da krizi yönetmek istediğinizde etkinlikleri anlatmak istediğinizde çok gerekli bir bilgidir. Bunun için hedef kitleyi daha yakından tanımak için araştırma yaparlar. Her demografiyi araştırıp her birine özel halkla ilişkiler stratejisi geliştirir.
- Hikâye ve mesajları yazarlar. Markanızın ana mesajını ve stratejik yolunu belirledikten sonra halkla ilişkiler (PR) ajansı mesajın, hikayenin, etkinliğin veya haberin ne olacağına karar verir. Ve sonra… yazarlar. Yazmak halkla ilişkiler (PR) ajansının en büyük rollerindendir. Temel veriler, haber bültenleri, basın bültenleri, medya düzenlemeleri, konumlandırma bildirisi, resmi raporlar, Powerpoint sunumlar, yorum sayfaları, blog yazıları, reklam kopyaları, konuşmalar, etkinlik sonuçları ve altyazılar.
- Etkinlik planlarlar. Etkinlikler müşterileri bir araya getirmek, markanın halkla iletişimini sağlamak ve medyayı da olaya dahil etmek için harika bir yoldur. Halkla ilişkiler (PR) ajansının başından sonuna organizasyonunu üstlendiği bu etkinliklerin amacı kamuya markanız hakkında olumlu duygu ve mesaj yaymak, yeni ürünlerden bahsetmek için idealdir.
- Medya ile iletişim kurarlar. Halkla ilişkiler (PR) ajansının medyadakiler ile güçlü bağları vardır. Tüm medyaya ulaşmak için halkla ilişkiler (PR) ajansı mesajı birden çok açıyla işlerler ve olabildiğince en fazla alanda yayınlanmasını sağlarlar. Halkla ilişkiler (PR) ajansı çeşitli açılardan işledikleri mesajı haber sunucusuna, iş dünyası yazarına, editörlere, trend muhabirlerine, hayat tarzı yazarlarına ve bloggerlara ulaştırırlar. En etkili ve yaratıcı yazılar çok fazla kişiye ulaşır.
- Marka elçisi bulurlar. Markanız için en iyi elçi müşterinizin arkadaşı, idolü veya saygın bir lider olur. Eğer arkadaşın X markasını kullan derse kullanırsınız değil mi? Bu halkla ilişkilerle aynı işte. Markanızla iletişim kurup onu çevresine içinden geldiği gibi yayacak elçi bulup irtibat kurmak reklamını TV’de oynatmaktan iyidir. Elçiyi bulmak ve etkili çalışmasını sağlamak da halkla ilişkiler ajansının önemli bir hizmetidir.
- Doğruyu söylerler. Bazen doğrunun tam ortasında, bazı aşamaları atlamak, varsayımlarda bulunmak, gerçekler kontrol edilmeden sırf olumlu imaj yaratmak için bir hikâyenin düğmesine basmak cazip gelebilir. Bazen halkla ilişkiler ajansları bunu yaptıkları için eleştirilirler. Kısa kestirmelere kanmayın. Bu sizin ekibin, müşterilerin ve çalışanların kredibilitesini düşürür. İyi bir hikaye yerine doğruyu söyleyin, söyletin.
- Kendilerini ve sizi sürekli güncel tutarlar. Halkla ilişkiler (PR) ajansı uzmanları seçkin, iyi ifade eden, iyi okuyan ve zeki insanlardır. Üzerine çalıştığı konuyu iyi anlamalı ve anlatmalıdır. Güncel olayları takip etmeli, gazete okumalı ve dünyada neler olup bittiğini bilmelidir. Öğrendikleriyle sizi de besler yaptıkları işleri de olgunlaştırırlar.
2008’den beri pazarlama dalında çalışıyorum. 2014’ten beri markamuduru.com’da yazıyorum. İnanıyorum ki markalaşma adına ülkemizde inanılmaz bir potansiyel var ve markalaşmak ülkemizi fersah fersah ileri götürecek. Kendini yetiştirmiş marka müdürlerine de bu yüzden çokça ihtiyaç var. Ben de öğrendiklerimi, araştırdıklarımı, bildiklerimi burada paylaşıyorum. Daha fazla bilgi için Hakkımda sayfasını inceleyebilirsiniz.