İngilizce e-posta nasıl yazılır? Nasıl başlar nasıl bitirilir (194 cümle/kalıp örneği içerir)13 min read

İngilizce e-posta yazmak ingilizcenin sık kullanıldığı şirketlerde kaçınılmaz bir beceri.

İster gelecek vaat eden genç bir profesyonel, ister deneyimli bir yönetici olun, ingilizce e-posta yazmak iş iletişiminin hayati bir yönüdür.

E-postalar, dünyada en yaygın kullanılan iletişim araçları arasındadır. Hızlı ve pratiktirler ve ulusal sınırlar içinde ve ötesinde her türden işletmeyle etkileşim kurmanıza olanak tanırlar.

Her şeyden önce işte, resmi ingilizce e-postaları doğru şekilde yazmak belirli beceriler gerektirir ve profesyonel bir durum olarak, kendiniz ve şirketiniz hakkında iyi bir izlenim bırakmak için hata yapmamak çok önemlidir.

Harika bir ingilizce e-posta yazmak için aşağıdaki detayları inceleyelim.

İyi bir ingilizce e-postanın anatomisi

Yazdığınız her e-posta aynı temel yapıya sahiptir: Konu satırı, selamlama, e-posta gövdesi ve kapanış. Ancak her yazılı profesyonel iletişim biçiminde olduğu gibi, bunu yapmanın doğru bir yolu ve uyulması gereken standartları vardır.

• Konu satırı
• Açılış/karşılama
• Gövde
• Kapanış cümlesi
• İmza

1- İngilizce e-posta konu satırı

Bir ingilizce e-postanın konu satırı, alıcınızın e-postayı açmadan önce gelen kutusunda göreceği metin satırıdır. Bu nedenle, konu satırını, ne yapmalarını istediğinizi veya e-postayı neden açmaları gerektiğini hızlı bir şekilde iletecek şekilde yazmalısınız. Haliyle ingilizce e-postanın ingilizce konu satırı olmalı.

Konu satırı, e-postanın en önemli kısmı olabilir, ancak genellikle e-posta gövdesine daha çok odaklanıldığı için gözden kaçar.

Ancak yalnızca profesyonel bir ilişki kuruyorsanız, konu satırınız insanları ingilizce e-postanızı açmaya ve ektekilerle ilgili beklentiler belirlemeye ikna edebilir. Öte yandan, kötü hazırlanmış veya genel bir konu satırı (“Merhaba” veya “Bunu kaçırmak istemezsiniz” gibi) okuyucuyu caydırabilir ve ingilizce e-postanızın spam klasörüne düşmesine neden olabilir.

Honey Copy’nin kurucusu ve kopya şefi Cole Schafer, “[body] üzerinde yaptığınız gibi doğru konu satırını oluşturmak için iki kat daha fazla zaman harcayın çünkü e-postayı açmazlarsa hiç birşey önemli değil” diyor.

İlk önce, en önemli kelimeleri ilk başa yazın:

Konu satırı örnek

• Interest in Editor Position
• Request for more information
• Strategy meeting this Tuesday?
• Event Coordinator Job Application
• Invitation to apply: Outreach Intern
• Action needed: contract attached below
• Meeting Agenda for This Week: 08/21/22
• Met at Networking Event: Resume Attached

Gördüğünüz gibi, bir ingilizce e-postanın konu satırında uymanız gereken katı dilbilgisi veya noktalama kuralları yoktur. Tutarlı göründüğünden ve yazımınızın doğru olduğundan emin olun.

2- İngilizce e-posta açılış

Çoğu ingilizce e-posta yazma durumunda, ana mesajınıza veya isteğinize geçmeden önce okuyucuya teşekkür etmek için hızlı bir selamlama eklemek isteyeceksiniz. İyi bir profesyonel uyumun işaretidir.

Hitap

• Dear Mr/Mrs/Ms (surname of the recipient, e.g. Mr Black)
• Dear Sir/Madam (if you don’t know the name of the recipient) or more generally ‘To whom it may concern’

Alıcıya teşekkür

Bir müşterinin ingilizce e-postasına yanıt veriyorsanız, bir teşekkür satırıyla başlamalısınız. Örneğin, birinin şirketinizle ilgili bir sorusu varsa,

“Thank you for contacting ABC Company” diyebilirsiniz.

Birisi ingilizce e-postalarınızdan birini yanıtladıysa,

“Thank you for your prompt reply” veya

“Thanks for getting back to me” demeyi unutmayın.

Okuyucuya teşekkür etmek onu rahatlatır ve sizin daha kibar görünmenizi sağlar.

Diğer bazı örnekler;

• Thanks for the update.
• Thank you for your help.
• Thank you for reaching out.
• Thanks for the quick response.
• Thanks so much for your feedback.
• Thank you for the quick turnaround.
• Thank you for getting back so quickly.
• Thanks so much for keeping in touch!

Açılış satırı yazımı

Açılış satırı muhtemelen bir ingilizce e-postada yazması en zor şeylerden biridir.

Ancak kibar bir jest olarak, e-postanın üslubunu belirlemenin ve iyi şartlarda bir ilişki kurmak istediğinizi göstermenin önemli bir yoludur.

“I hope you had a good weekend” veya “I hope you are doing well,”  gibi bir ifadeyi ingilizce e-postanızda kullanabilirsiniz ama bunu biraz daha kişiselleştirebilirseniz daha iyi olur, örneğin:

• I hope all is well.
• I hope you are well.
• Hope you had a nice break.
• I hope you had a great trip.
• I hope you enjoyed the event.
• I hope you had a good weekend.
• I hope this email finds you well.
• Hope you’re enjoying your holiday.
• I hope you’re surviving tax season.
• It was great to see you on Thursday.
• I hope things in Tokyo are going well.
• It was a pleasure to meet you yesterday.
• I hope you had a smooth trip back from Thailand.
• I’m glad we had a chance to chat at the convention.
• I hope you have been enjoying the warm weather we’re having.

Bir ingilizce e-posta başlatmanın başka bir yolu da kibar bir soru sormaktır, örneğin:

• How are you?
• How are things going in Dallas?
• Have you been able to get settled in?

Yazma amacı

İlk karşılamadan sonra, yazma nedeninizi açıkça belirten ve ingilizce e-postanın konusuyla tutarlı bir giriş cümlesine ihtiyacınız var. Kendinizi kısaca tanıtın (uzun metinler genellikle insanları okumaktan caydırır), ardından aşağıdakilerle devam edin:

• I am reaching out because…
• I am writing in reference to…
• This is just a quick note to…
• I am contacting you to inform…
• I wanted to let you know that…
• This is just a quick reminder…
• I am writing you to follow up on…
• This email is just to let you know that…
• I am writing with regard to… (email subject)
• I am writing in connection with… (email subject)
• Might I take a moment of your time to… (very formal)
• I am writing to you with regards to/regarding/concerning/in connection with…
• I am writing to you about our last meeting/your presentation yesterday/our next event.
• I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/check/invite you to/to update you on/ask for a favor…

Bilgi göndermek için bir ingilizce e-posta yazıyorsanız, aşağıdaki cümlelerden biriyle başlayabilirsiniz.

• I am writing to let you know…
• I am delighted to tell you… (if you’re communicating good news)
• I regret to inform you that… (if you’re communicating bad news)

Bunun yerine, aldığınız bir ingilizce e-postayı yanıtlıyorsanız şunu söyleyebilirsiniz:

• I am writing in reply to…
• I am writing in response to…
• I am writing to thank you for… (if you need to thank the recipient)

Cevap verirken

• Thanks for your quick reply.
• I just got your request for…
• I just read your email about…
• Thank you for your email about…
• Thank you for reaching out (to me).
• Thanks for sending/asking about/attending
• Thanks for getting back to me so quickly.
• As we discussed, I would like to send you…
• Thanks for your feedback on/your invitation/your suggestion
• Thanks for your email this morning/yesterday/on Wednesday/last month…

Özür dilemek için

• Sorry for my late reply.
• I was sorry to hear about…
• I apologize for the late response.
• Sorry it’s been so long since my last email.
• Sorry that it took me so long to get back to you.
• Please accept our apologies for any inconvenience cause

Takip etmek için

• It’s me again!
• As promised, here’s…
• I’m just checking in on…
• As we discussed on our call…
• This is just a quick reminder…
• I’m getting back to you regarding…
• I just wanted to quickly follow up on…

Geç cevap için özür dilemek için

• Sorry for my late reply.
• I apologize for the late response.
• Thank you so much for your patience.
• I’m so sorry for dropping the ball on this.
• Sorry for the delay in getting back to you.
• Sorry it’s been so long since my last email.
• Sorry I wasn’t able to get back to you sooner.
• This took me a while, I’m so sorry about that!
• Sorry that it took me so long to get back to you.
• My apologies for the delayed response, I was out of the office yesterday.

3- İngilizce e-posta gövdesi

Bir ingilizce e-postanın gövdesi, mesajınızın özüdür ve bir sunum hakkında geri bildirim almak veya yeni bir müşteriyle bir toplantı ayarlamak gibi açık ve belirli bir amacı olmalıdır.

Aynı zamanda özlü olmalıdır. Bu şekilde, insanlar gözden geçirmek ve kritik bilgileri kaçırma riskini almak yerine okumaya daha meyilli olacaklar.

Yapabiliyorsanız, birkaç seçim cümlesine kadar kaynatın.

Daha fazla uzunluk ve ayrıntı gerektiren ingilizce e-postalar için, olabildiğince odaklanmış halde tutun. “Kimse bir roman almak istemez. Üç, dört veya beş satırlık bir metin arasında tutmak istiyorsunuz,” diyor Schafer. Emailinizi kısa tutmak için aşağıdaki tüyolar işinize yarayabilir.

• Kısa cümleler kullanın.
• Uzun paragraflardan kaçının.
• Basit gramer yapılarını kullanın.
• Mümkünse kısa kelimeler kullanın.
• Önemli ayrıntılar veya listeler için madde işaretleri kullanın.

Ek dosya ve bilgi

• I’ve attached…
• [file] is attached.
• Please note that…
• I’m enclosing [file].
• I’ve attached [file].
• Please find [file] attached.
• The attached file contains…
• Here’s the [document] we discussed.
• I’ve attached [file] for your review.
• I’m sending you [file] as a pdf file.
• Here’s the document that you asked for,
• Please take a look at the attached file.
• Take a look at the [file] I’ve attached to this email.
• Please see the information below for more details about…
• The parts in bold/in red/in blue are my comments/are the changes we made.
• Could you please sign the attached form and send it back to us by 2023?

Talepler ve sorular

• Could you please…?
• Could you possibly tell me…?
• Can you please fill out this form?
• I’d be very grateful if you could…
• I’d really appreciate it if you could…
• Please find my two main questions below.
• If possible, I’d like to know (more) about…
• It would be very helpful if you could send us/me…
• I was wondering if you could/if you would be able to…

Açıklama istemek

• Here are the details on…
• Could you please clarify [something]?
• In other words, would you like us to…
• Could you repeat what you said about…?
• What exactly do you mean by [something]?
• Could you give us some more details on…?
• Could you explain what you mean by [something]?
• When exactly are you expecting to have this feature?
• If I understood you correctly, you would like me to…
• Could you please clarify when you would like us to finish this?
• Could you please clarify what you would like us to do about…?
• I didn’t quite get your point about [something]. Could you be more specific?
• If you could please shed some light on this topic, I would really appreciate it.
• I didn’t/don’t fully understand [something]. Could you please explain that again?

Bilgi paylaşımı

• Please note…
• Quick reminder…
• Thank you for sharing.
• Just a quick heads up –
• Thank you for the notice.
• Thank you for the heads up.
• Thank you for letting me know.
• I’d like to inform you that…
• Thanks for keeping me in the loop.
• Just a quick/friendly reminder that…
• Please keep me informed/posted/updated/in the loop.

Onay alma ve verme

• What do you think?
• Please guide me in this regard.
• What are your thoughts (on this)?
• Please let me know what you think.
• You (totally) have the green light!
• Please let me know if this is OK with you.
• He approved of it, so you can go ahead with the project.
• We just need the thumbs up/the green light. (=we’re waiting for approval)

Planlama

• I’m afraid I can’t make it on [day]. How about…?
• I am available on [day], if that’s convenient for you.
• Can you make it on [day]? If so, I’ll book accordingly.
• I’d like to schedule a meeting on [day] if you are available/free then.
• Would you be available on [day]? If so, I’ll send you an invite shortly.
• We are sorry to inform you that the interview/meeting scheduled for [day] will have to be rescheduled.
• (Due to…) I’m afraid we need to reschedule/delay/postpone/put back/cancel/call off/move/rearrange our meeting.

Olumsuz cevap vermek

• Unfortunately, …
• I can’t see how…
• I tried my best, but…
• I’m afraid that we can’t…
• Despite my best efforts, …
• I’m sorry to tell you that…
• We regret to inform you that…
• I’m afraid I won’t be able to…
• It’s against company policy to…
• I’m sorry but it’s out of my hands.
• I’m afraid it will not be possible to…
• Unfortunately, I have to tell you that…
• I regret to inform you that (due to…) …
• Due to [reason], it won’t be possible to…
• Unfortunately, we cannot/we are unable to …
• After careful consideration, we have decided (not) to …

4- İngilizce e-posta kapanış

Aksiyon aldırma

Profesyonel bir ortamda gönderdiğiniz çoğu ingilizce e-posta biraz işlem gerektirir. Okuyucunun hangi eylemi veya eylemleri gerçekleştirmesi gerektiği konusunda olabildiğince açık olmak önemlidir. İngilizce e-postanızı bitirmeye hazır olduğunuzda, özel eylem talebinizi belirtin ve/veya kibar, profesyonel bir yorumla bitirin.

• I look forward to learning more about…
• I look forward to receiving your reply.
• Please let me know if that time works for you.
• Please let me know when would be a good time to call.
• Let me know what you think about my ideas/suggestions.
• Let me know when you would be available to meet next week.
• Please review the following attachments before our next meeting.
• If you have any questions or concerns, please do not hesitate to contact me.
• Can you please review the agenda for the meeting and let me know if you have any suggestions?

Kapanış son not

İngilizce e-postayı bitirmeden önce, okuyucunuzun soru sormasına veya yanıtlamasına izin verdiğinizden emin olmak için bir veya iki cümle ayırın:

• Thank you in advance
• Thanks for your attention
• I look forward to hearing from you soon
• Let me know if you need any clarification.
• Please let me know if you have any questions
• Feel free to reach out if you have any questions.
• Don’t hesitate to let me know if you need more time.
• Please let me know if you have any feedback or suggestions.
• For further information, please do not hesitate to contact me

Kapanış selamlaması

Selamlamanızla her şeyi doğru bir şekilde başlatmak istediğiniz gibi, iyi bir şekilde ayrılmak da istersiniz. Bu, dostça bir imza yazmak anlamına gelir. Ve aralarından seçim yapabileceğiniz birçok seçenek var.

• cheers
• thanks
• sincerely
• talk soon
• respectfully
• Kind regards
• thanks so much
• sincerely yours
• Regards (formal)
• take care (informal)
• best regards (formal)
• warm regards (formal)
• best wishes (informal)
• all the best (informal)
• Yours sincerely (if you began the email with ‘Dear Mr/Mrs/Ms + surname)
• Yours faithfully (if you began the email with ‘Dear Sir/Madam’ because you don’t know the name of the recipient)

5- İngilizce e-posta imzası

Profesyonel bir ingilizce e-posta imzası, bir okuyucunun sizin hakkınızda bilmesi gereken temel bilgileri sağlar:

• Your name
• Job title
• Organization
• Contact details

Resmi ingilizce e-posta örneği-1

Subject: [Strategy meeting follow up]

Hello everyone,

Thank you all again for attending our most recent strategy meeting. I was really impressed by the participation and ideas of everyone present.

As promised, I’ve attached a copy of everything we discussed and some action items and goals that I’d like us all to think about in the upcoming months.

Please review the attachment and discuss them with your respective teams. Then, I’d like an email update on how each of your departments intends to implement those goals by the end of the day next Friday. If you have any questions, or if, for any reason, you need more time, don’t hesitate to reach out before Friday.

Thank you,

Anya Jensen

Resmi ingilizce e-posta örneği-2

Subject: Delivery delay

Dear Mr Pascal, 

We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay in our production chain. We count on your understanding and thank you for your patience. 

Please accept our apologies.

Best regards,

Resmi ingilizce e-posta örneği-3

Subject: New product catalogue 

Dear Ms.Chapman, 

Following your request, we have recently sent you our new catalogue. We are convinced that it will enable you to see the quality of our products. Our local agent will contact you soon to arrange a meeting on a day and time that suits you in order to discuss in detail how our products can be of benefit to your company’s needs.

For further information, please do not hesitate to contact us. 

Yours sincerely, 

Tavsiye yazı: 

Hafıza teknikleri: Hafızanızı geliştirmeniz için 29 Altın Yöntem [Bilim destekli]