7 Adımda Örtük Bilgi (Tacit Knowledge): Kurumların En Değerli Rekabet Avantajı5 min read

Bu makale örtük bilgi -tacit knowledge- hakkındadır.

Her şirketin yazılı prosedürleri, eğitim dokümanları ve iş akışları vardır. Ancak başarılı şirketleri diğerlerinden ayıran asıl unsur çoğu zaman bu belgelerde yer almayan bilgidir. Deneyimle kazanılan, sezgiyle kullanılan ve çoğu zaman anlatılması zor olan bu bilgiye örtük bilgi (Tacit Knowledge) denir.

Bir örnek:

Matsushita firması (şimdi Panasonic) hamur ustalarının kendilerini mükemmelleştirmeleri için yıllarını harcadıkları hamur yoğurma işlemi için otomatik makine geliştirmeye başlamış.

(1985) Nasıl yoğurulacağı tamamen sözsüz bilgiye dayalı olduğundan yazılım ekibinden Ikuko Tanaka isimli bir gönüllü olarak bölgenin en iyi ekmeğini çıkaran Osaka Otelin fırınında çırak olarak çalışmaya başlar.

Belli bir sürelik kopyalama ve pratikten sonra bir gün hamur ustası sadece hamuru uzatmıyor aynı zamanda büküyor olduğunu farkediyor.

Döndürerek uzatmak işlemi bu işin gizli formulü haline geliyor. Tamamen farklı kültür ve uzmanlıktan olan Matsushita ev fırını takımı 11 kişi olarak bir araya toplanıyor.

Döndürerek uzatma işleminin bir prototipini yapabiliyorlar ve bir yıl boyunca prototip üzerinde değişik deneyler yapıyorlar ve sonuca ulaştırıyorlar.

Bir ustanın makine sesinden arızayı anlaması, deneyimli bir satış temsilcisinin müşterinin satın alma niyetini birkaç dakikada sezebilmesi veya başarılı bir yöneticinin ekip motivasyonunun düştüğünü rakamlardan önce hissedebilmesi bunun en iyi örnekleridir.

İşte bu nedenle örtük bilgi, kurumların en değerli fakat en zor yönetilen varlıklarından biridir.

Örtük Bilgi (Tacit Knowledge) Nedir?

Örtük bilgi; insanların deneyimleri, gözlemleri, becerileri, sezgileri ve yıllar içinde geliştirdikleri alışkanlıklardan oluşan, yazılı hale getirilmesi zor bilgi türüdür.

Bu bilgi;

• Deneyimle kazanılır.
• Kitaplardan öğrenilmesi zordur.
• Çoğu zaman kişinin farkında olmadan kullandığı becerileri içerir.
• Gözlem ve uygulamayla gelişir.
• Başkalarına aktarılması emek ister.

Michael Polanyi’nin ünlü sözü bunu çok iyi özetler:

“İnsanlar söyleyebildiklerinden daha fazlasını bilir.”

Bugün bilgi yönetimi literatüründe bu yaklaşım hâlâ temel kabul edilmektedir.

Açık Bilgi ile Örtük Bilgi Arasındaki Fark

Bir kullanım kılavuzunu okumak açık bilgi edinmektir.

Makineyi yıllarca kullanıp sesinden problemi anlayabilmek ise örtük bilgidir.

Örtük Bilgi Neden Bu Kadar Değerlidir?

Birçok şirket aynı makineleri satın alabilir.

Aynı yazılımı kullanabilir.

Aynı danışmanlardan hizmet alabilir.

Ancak çalışanların yıllar içinde oluşturduğu deneyim kolayca kopyalanamaz.

Bu nedenle örtük bilgi;

• inovasyonu artırır,
• problem çözme hızını yükseltir,
• müşteri memnuniyetini geliştirir,
• kaliteyi artırır,
• rekabet avantajı oluşturur.

Kurumların gerçek değeri çoğu zaman çalışanlarının zihnindeki bu görünmez bilgi havuzudur.

Günlük Hayattan Örtük Bilgi Örnekleri

Bisiklet sürmek

Nasıl denge kurduğunuzu kelimelerle anlatmanız zordur.

Ama yıllarca sürebilirsiniz.

Usta aşçı

Tarifte “bir tutam tuz” yazar.

Fakat usta aşçı yemeğin kokusundan eksik baharatı anlayabilir.

Deneyimli satışçı

Müşterinin konuşma tarzından satın alma ihtimalini sezebilir.

Bu bilgi CRM sisteminde yazmaz.

Fabrika operatörü

Makinenin titreşiminden bakım zamanı geldiğini anlayabilir.

Henüz sensör alarm vermemiş olsa bile.

Proje yöneticisi

Toplantıdaki kısa sessizliklerden ekibin motivasyonunu hissedebilir.

Bu da tamamen deneyimle oluşur.

Panasonic (Matsushita) Örneği

Örtük bilginin en bilinen örneklerinden biri Panasonic’in (eski adıyla Matsushita) ekmek yapma makinesi geliştirme sürecidir.

Şirket, profesyonel fırın kalitesinde ekmek yapabilen bir makine tasarlamak ister. Ancak hamur yoğurma tekniği tariflerle açıklanabilecek kadar basit değildir.

Bu nedenle mühendislerden biri, Japonya’daki başarılı bir fırında aylarca çırak olarak çalışır.

Hamur ustasını sürekli gözlemler.

Sonunda ustanın sadece hamuru uzatmadığını, aynı zamanda belirli bir hareketle döndürerek yoğurduğunu fark eder.

İşte bu küçük ama kritik ayrıntı ürünün başarısını sağlayan temel bilgi olur.

Yazılı olmayan bu bilgi, gözlem ve deneyim sayesinde teknolojiye aktarılır.

Örtük Bilgi Neden Kaybolur?

Şirketlerde bilgi kaybının en büyük nedeni çalışanların işten ayrılmasıdır.

Emekli olan ustalar,

iş değiştiren uzmanlar,

ayrılan yöneticiler,

çoğu zaman yılların deneyimini de beraberlerinde götürürler.

Bu durum;

• yeniden öğrenme maliyetini artırır,
• hata oranını yükseltir,
• eğitim sürelerini uzatır,
• verimliliği düşürür.

Örtük Bilgi Nasıl Aktarılır?

1. Mentorluk Programları

Deneyimli çalışanlar yeni çalışanlarla eşleştirilmelidir.

Bilginin doğal akışı hızlanır.

2. Usta–Çırak Modeli

Birlikte çalışma, en güçlü öğrenme yöntemlerinden biridir.

3. İş Başında Eğitim

Sınıf eğitiminden çok gerçek uygulamalar tercih edilmelidir.

4. Hikâye Anlatımı

Başarı ve başarısızlık hikâyeleri kurum hafızasını güçlendirir.

5. Topluluklar (Communities of Practice)

Benzer işi yapan çalışanlar düzenli olarak deneyim paylaşmalıdır.

6. İş Rotasyonu

Çalışanların farklı bölümlerde görev alması bilgi yayılımını hızlandırır.

7. Gölgeleme (Job Shadowing)

Yeni çalışanlar deneyimli kişileri izleyerek öğrenebilir.

8. Çıkış Görüşmeleri

İşten ayrılan çalışanların kritik deneyimleri sistematik şekilde kayıt altına alınmalıdır.

9. Sonrası Değerlendirme (After Action Review)

Projeler tamamlandıktan sonra ekip şu soruları yanıtlamalıdır:

• Ne planlamıştık?
• Ne oldu?
• Neden farklı gerçekleşti?
• Bir dahaki sefere neyi değiştireceğiz?

Teknoloji Örtük Bilgiyi Aktarabilir mi?

Yapay zekâ, video kayıtları ve bilgi yönetim sistemleri önemli destek sağlar. Ancak örtük bilginin tamamını teknolojiyle aktarmak mümkün değildir.

Çünkü bu bilgi;

• sezgi,
• deneyim,
• sosyal etkileşim,
• güven,
• tekrar,
• gözlem

üzerine kuruludur.

Bu nedenle dijital araçlar ancak insan etkileşimini desteklediğinde gerçek değer üretir.

Yöneticiler İçin Öneriler

Kurumunuzdaki örtük bilgiyi korumak ve geliştirmek için şu uygulamaları hayata geçirebilirsiniz:

• Deneyimli çalışanları mentor olarak görevlendirin.
• Bölümler arası bilgi paylaşım toplantıları düzenleyin.
• Başarı hikâyelerini kurum içinde görünür hâle getirin.
• Çalışanların hata deneyimlerini güvenli bir ortamda paylaşmasını teşvik edin.
• Kritik süreçleri video ve vaka çalışmalarıyla destekleyin.
• İş rotasyonu ve proje bazlı ekip çalışmalarını artırın.
• Bilgi paylaşımını performans değerlendirme kriterlerinden biri yapın.

Sonuç

Örtük bilgi, şirketlerin bilançosunda görünmeyen ancak en büyük rekabet avantajlarından biridir. Yazılı prosedürler işletmenin iskeletini oluştururken, deneyimle kazanılan bilgi ona hareket kabiliyeti kazandırır.

Teknoloji, süreçler ve sistemler kolayca taklit edilebilir. Fakat yılların deneyimiyle oluşan sezgiler, ustalıklar ve çalışma alışkanlıkları benzersizdir. Bu nedenle sürdürülebilir başarı isteyen kurumlar yalnızca bilgiyi depolamaya değil, onu paylaşan ve çoğaltan bir kurum kültürü oluşturmaya da yatırım yapmalıdır.

Sık Sorulan Sorular (SSS)

Örtük bilgi nedir?
Deneyim, sezgi ve kişisel becerilere dayanan; yazılı olarak ifade edilmesi ve aktarılması zor bilgi türüdür.

Tacit knowledge ile explicit knowledge arasındaki fark nedir?
Explicit (açık) bilgi belgelenebilir ve kolay paylaşılabilir. Tacit (örtük) bilgi ise daha çok uygulama ve deneyim yoluyla öğrenilir.

Örtük bilgi neden önemlidir?
İnovasyonu hızlandırır, karar kalitesini artırır, hata oranını azaltır ve şirketlere sürdürülebilir rekabet avantajı sağlar.

Örtük bilgi nasıl aktarılır?
Mentorluk, usta-çırak modeli, iş başında eğitim, hikâye anlatımı, iş rotasyonu, gölgeleme ve proje sonrası değerlendirmeler en etkili yöntemlerdir.

1. Herkesin ardından deneyime katıldığı demolar yapılabilinir
2. Çıraklık ve diğer mentorluk programları
3. Hikayeler ve metaforlar
4. Yazıya dökmek (süreç analizi, görsel haritalama vs.)
5. Ustalarla iy kurgulanmış görüşmeler
6. Görev analizi ve alt kırılımlar
7. Yatay iletişimi arttırmak
8. Periyodik, sistematk ve stratejik incelemeler

Ek kaynak

https://commoncog.com/tacit-knowledge-is-a-real-thing/